Projektitsükkel

Projektitsükkel (inglise keeles project cycle) on omavahel seostatud tegevuste jada, mis jaguneb kolmeks faasiks: (1) strateegiline planeerimine; (2) teostamine; (3) hindamine.

Projektijuhtimise meetodit iseloomustab projektitsükkel (project cycle), mille kohaselt on igasuguste eesmärgistatud ja ressurssidega seotud (aeg, raha, inimesed) tegevuste elluviimine omavahel loogiliselt seotud. Üks viis enda töö planeerimiseks on kasutada projektijuhtimise meetodit. See koosneb kolmest peamisest osast ning oma lihtsa, loogilise ja alati ühesuguse struktuuri tõttu võib seda edukalt kasutada nii oma sünnipäevapeo, korteriremondi kui ka töö planeerimiseks. Iga põhjalikult läbitud eelnev etapp lihtsustab järgneva läbiviimist (tegevuste elluviimine läheb seda hõlpsamalt, mida põhjalikumalt on need eelnevalt planeeritud; analüüsi ja aruandlust on lihtsam koostada, kui ressursside kasutamine ja tegevuste kulg on sisuliselt ja vormiliselt dokumenteeritud ja salvestatud; vajadust uute tegevuste järele on lihtsam põhjendada, kui nende aluseks on analüüs varasemast kogemusest)

Projekt

on kaasaegses tähenduses ühekordne, tavaliselt erinevate valdkondade piire ületav ning oluline ettevõtmine selgelt piiritletud, ajaliste raamide ja ressurssidega. Praktikas kasutatakse sõna „projekt“ väga paljudel juhtudel valesti. Igat ühekordset tegevust ei pea alati projektiks nimetama, eriti kui sel puuduvad mõned olulised projekti tunnused. Projekt võib-olla ajutine sotsiaalsüsteem nagu töösüsteemid, mille moodustavad meeskonnad organisatsioonides või nende vahel, et täita konkreetseid ülesandeid ajapiirangute piires. Projekt tuleb ladinakeelsest sõnast projectus, mis tähendab etteheiteid, esile paisatud. Projektide iseloomu peegeldab see sõna päris täpselt. Kutsuvad ju kõik projektid mingil kujul esile muutusi, täiustusi või edasiarendusi ja samas on nad kõik suunatud ettepoole – tulevikku. Seega võib öelda, et kõik projektid on suuremal või vähemal määral arendusliku iseloomuga. Läbi projektide käivitamise püütakse leida lahendusi erinevatele probleemidele või arenguvajadustele. Projektil on kindel elukäik, algus ja lõpp mida nimetatakse dünaamiliseks süsteemiks, projektil on finantseerimises eelarve. Et kindlustada projekti lõpetamine õigeaegselt ja eelarve piires, on vaja organisatsiooni ja projekti korraldamist, igast projektist peab maha jääma dokumentatsioon. Projekti plaani põhjal eraldatakse tavaliselt igale projektile oma eelarve. Tavaliselt ei ole see eelarve lihtsalt prognoos, vaid väga rangelt paika pandud algtingimus. Seetõttu soovitatakse projekti eelarvet koostades kulu alati lahti kirjutada projekti ülesannete ja kuluartiklite lõikes.

projektitsükli järjestus ideede arendamine, vajaduste analüüs, tegevuste ja ressursside planeerimine --> tegevuste elluviimine, ajakava, eelarve, meeskonna-, ja muudatustejuhtimine --> analüüs, hindamine ja aruandlus. samuti saab seda tsüklit teha ka lihtsamalt. üheks võimaluseks on tsükkel panna kirja nii: idee --> partnerid --> taotlus --> rahastus --> tegevused --> aruanne.

Projektitsükliga seotud mõisted:

Projekt on tegevuste kogum, mida seob teatud ajaperiood ja mida viiakse ellu ainulaadse tulemuse saavutamiseks, milleks on tavaliselt püsiv kvalitatiivne muutus, uus teenus või toode. Mitte kõik eesmärgistatud protsessid pole projektid. Projekti iseloomustavad kolm piiravat tegurit: aeg, ressurss ja tulemus.

Aeg: Projekt toimub kindlas ajaraamis. Tal on konkreetne algus ja lõpp, mis määratleb tulemuste saavutamiseks antud ajavahemiku.

'Ressurss Projekti käsutuses on eelnevalt kokkulepitud ressurss, mille väärtus on rahaliselt mõõdetav ning mis moodustab projekti eelarve. Ressursiks võivad olla nii inimesed, töövahendid, ruumid kui ka muud materiaalsed väärtused.

Tulemus Projekti oodatav tulemus on kolmas tegur, mis määratleb projekti piirid. Tulemust kirjeldatakse eesmärkide ja väljundite kaudu. Kirjeldus peab olema võimalikult täpne, sisaldama nii kvantitatiivseid kui kvalitatiivseid näitajaid, milleni projekti teostamise kaudu tahetakse jõuda.

Projektitsükli faasid

Projektitsükli faasid võimaldavad projekte arendada süsteemselt, pidades konsultatsioone kõikide asjasse puutuvate sidusgruppidega. Projektitsükli iga faasi ning etapi lõpuks defineeritakse olulised järeldused ja otsused, lisainfo hankimise vajadused ning konkreetsed tulemused. Faasid on progresseeruvad, mis tähendab, et iga faas peab olema enne järgmise algust lõpetatud. Seega on võimalik algselt ettenägematuid probleeme ja küsimusi tuvastada, nende mõju järgmiste faaside jaoks läbi kaaluda ning sellele vastavalt tegutseda. Näiteks kui strateegilise planeerimise faasis toimuvad olulised poliitilised või majanduslikud muutused, tuleb anda hinnang nende tõenäolisele mõjule mistahes planeeritud projektide elluviimisel. Vajadusel saab siis järgmisesse faasi sisse viia muutused.

Strateegilise planeerimise faas

Programmeerimise etapis määratakse kõrgeimal võimalikul tasemel kindlaks poliitilised suunad, prioriteedid ja üldised eesmärgid. See tasand esindab pigem püüdlusi kui konkreetseid tegevusi.

Määratlemise etapis arendatakse ideid edasi, konsulteeritakse nii kasusaajate kui teiste sidusgruppidega. Kollektiivselt viiakse läbi konteksti-, probleemi- ja riskide analüüs.

Kavandamise etapis vormistatakse väljavalitud ideed konkreetseteks programmideks või/ja projektideks.

Ressursside planeerimise etapis määratletakse projektide rahalised vajadused ning sobitatakse kasutada olevate vahenditega. Vahendite nappuse korral tehakse valik kõige olulisemate projektide vahel.

Strateegilise planeerimise faasi lõpuks on projektid kindlaks määratud ja finantseerimine kokku lepitud.

Teostamise faas

Käivitamise etapis tehakse vajalikud ettevalmistused projekti või programmi alustamiseks – täpsustatakse lähteülesanded, viiakse läbi pakkumiskonkursid, valitakse meeskond, sõlmitakse lepingud, valmistatakse ette projekti keskkond jne. Läbiviimise etapis teostatakse ettenähtud tööd ning jälgitakse nende kulgu algse plaani taustal. Kui leitakse kõrvalekaldeid planeeritust, on vaja selgitust. Vajadusel saab projekti ümber suunata või seda kohandada vastavalt muutunud olukorrale.

Hindamise faas

Projektide hindamist pole vaja mitte ainult saavutatud tulemuste ja nende mõju analüüsiks, vaid samuti õpitu-kogetu tuvastamiseks ning selle tähenduse väljaselgitamiseks tulevaste projektide jaoks. Seega on hindamistulemused aluseks asjakohasemate ja parema ülesehitusega projektide planeerimisele tulevikus. Hindamist ei teostata ainult pärast projekti või programmi lõppemist, vaid seda saab teha kogu projekti või programmi perioodi jooksul, sõltuvalt selle kestusest. Sel juhul on võimalik rakendada järeldusi juba käimasoleva projekti või programmi eluajal.

'Projektitsükli kasutamine juhtimismeetodina'

Projektitsükli juhtimine on üks konkreetne projektijuhtimise metoodika, mis võeti esmakordselt kasutusele 1960ndate alguses Maailmapanga projektide planeerimisel. Erinevates variatsioonides kasutavad projektitsükli juhtimist kõik suuremad arendusprojekte rahastavad organisatsioonid, sealhulgas Euroopa Liidu Komisjon. Projektitsükli meetod ja selle alustaladeks olevad tehnikad nagu sidusgruppide analüüs, probleemi- ja eesmärgipuu, loogiline maatriks jne. on suurepärased abivahendid projektide kavandamisel ja juhtimisel. Projektitsükli peamine eelis seisneb süsteemsuses. Otsuste tegemine on muudetud lihtsamaks, sest iga faas ja etapp on loogiliselt järgnevaga seotud. See võimaldab paindlikult reageerida muutustele projekti keskkonnas. Projektitsükli juhtimine ühendab terve rea analüütilisi meetodeid ja tehnikaid, mida saab projekti käigus rakendada. Nende meetodite õige kasutamine kindlustab heale projektile omaste võtmekriteeriumide täitmise – need on projekti asjakohasus, teostatavus ja jätkusuutlikkus.

Asjakohasus Projekt peab olema suunatud kasusaaja(te) tegelikele vajadustele, projekti tulemusel peab toimuma selge positiivne muutus. Selle tagamiseks tuleb kaasata eeldatavad kasusaajad juba varases planeerimise staadiumis. Planeerimine sisaldab probleemide analüüsimist ja eesmärkide määratlemist selges seoses sihtrühmade kasuga.

Teostatavus Projekti eesmärgid peavad olema reaalselt saavutatavad. Selle tagamiseks tuleb analüüsida projekti keskkonda ja arvestada majanduslike, finantsiliste, sotsiaalsete ja kultuuriliste võimalustega. Samuti tuleb tuvastada projekti jaoks olulised eeldused ja võimalikud riskid. Projekti saab ellu viia vaid siis, kui tema toimimise keskkond on sobiv. Eeldused ja riskid peavad olema pideva monitooringu objektid kogu projektitsükli jooksul. Kui projekti keskkond muutub, tuleb projekti tegevus ümber planeerida, suunda muuta või kõige äärmuslikumal juhul projekt peatada.

Strateegiline planeerimine

strateegiline planeerimine on tugevasti seotud projektitsükli kulgemise ja osaga

strateegiline planeerimine hõlmab tegevusi, mis leiavad aset enne projekti elluviimist. Projekti edukus või läbikukkumine sõltub tihti sellest, kui põhjalikult on läbi viidud strateegilise planeerimise protsess. Just selles faasis peab suutma ette näha kõiki otseselt ja kaudselt projekti mõjutavaid ning projektiga seotud tegureid.

Olukorra määratlemine

Projekti konteksti ehk olukorra määratlemisel tuleb teadvustada, mis meid mõjutab ning keda/mida me ise kavatseme mõjutada. Meil tuleb leida vastused mitmetele küsimustele:

Keda projekt/programm puudutab?

Ka kõige edumeelsema projekti puhul ei saa me eeldada, et kõik meie kavatsusi toetavad. Inimestel on muutuste suhtes erinev hoiak. Tuleb teadvustada, kuidas seostuvad projektiga erinevad grupid või isikud, kas projekti tulemus on neile meelepärane või tekitab ebakindlust, hirmu ja pahameelt. Projektist kasusaavad ja huvitatud grupid tuleb mobiliseerida projekti toetama. Gruppidega, kelle jaoks projekti eesmärgid toovad kaasa tülikaid muutusi, tuleb konsulteerida ning kompromisse otsida, selleks et nende vastuseis ei seaks projekti ohtu. Kõiki projektiga seotud gruppe, nii toetajaid kui potentsiaalseid vastaseid, nimetatakse selles käsiraamatus sidusgruppideks.

Missugused on poliitilised suunad?

Tuleb endale selgeks teha riigi, omavalitsuse, organisatsiooni jne prioriteedid ning meie kavatsuste kokkusobivus nendega. Näiteks, kui valitsuse prioriteediks on sotsiaalse heaolu tõstmine, siis võib oletada, et ettevõtluse soodustamise projektid pälvivad vähe poolehoidu. Parimateks allikateks poliitiliste eelistuste tuvastamisel on olemasolevad strateegilised dokumendid – sõnastatud poliitilised platvormid, programmid, tegevusplaanid jne.

Missugused on väärtused ja põhimõtted?

Ei saa ignoreerida projekti keskkonnas elavate ja töötavate inimeste väärtushinnanguid, mõtteviisi ja harjumuspärast elustiili. Näiteks on uusettevõtluse projekte tunduvalt keerulisem algatada vananeva elanikkonnaga maapiirkonnas kui noore elanikkonnaga linnas. Privaatsust väärtustav elanikkond ei eelista ilmselt suurt turistide voogu kaasa toovat projekti, olgu see siis majanduslikult tulus või mitte. Missugused on ohud ja riskid? Väga oluline on teadvustada, millised on võimalikud takistused projekti eesmärgi saavutamisel. Takistuseks võib olla teatud grupi vastuseis, ressursside nappus, infrastruktuuri puudulikkus jne. Riskide analüüs tagab, et oleme valmis ohte vältima või leevendama. Mõne olulise riski tuvastamine võib ajendada meid ka projekti edasi lükkama või koguni ära jätma.