Projektijuhtimise edu

Projektijuhtimise edu (inglise keeles project management success) aetakse tihti segamini terminiga "projekti edu". Tegu on kahe erineva lähenemisega. Projektijuhtimise edu kriteeriumid erinevad projekti edu kriteeriumitest. Projekti juhtimist peetakse edukaks juhul, kui nimetatud projekt on lõpuni viidud ette antud ajalimiidi sees, kokkulepitud skoobiga ja kokkulepitud eelarves püsides. Projekti loetakse aga edukaks juhul, kui jõutakse soovitud tulemuseni.

Projekt

Projekti iseloomustavad:

• Uudsus – täpselt sellisel kujul ei ole ülesannet varem ette tulnud; isegi algtingimuste samasuse korral leidub tegur, mis muudab projekti uudseks; kõige sagedamini on uudseks elemendiks aeg või personal, kes projekti ellu viib.
• Ühekordsus – samasugust ülesannet ei tule enam lahendada või on analoogse ülesande lahendamise vajadus lähemal ajal ebatõenäoline.
• Ajaline piiritletus – projekti eesmärk tuleb saavutada kindla aja jooksul.
• Interdistsiplinaarsus – ülesande lahendamiseks ei piisa ainult ühe valdkonna spetsialistidest; kõik projektirühma koostamisega seotud on seetõttu eriti oluline.
• Keerukas planeerimine ja juhtimine – põhjuseks on see, et ülesanded ei ole varem täpselt samasuguste algtingimustega esinenud, juhtimises on väga olulised kõik rakendatavad organisatoorsed meetmed, kusjuures projektijuht peab endale teadvustama, et projekti juhtimise käigus tuleb väga sageli teha kiireid, selgeid ja ühemõttelisi otsuseid. (tavajuhtimisel võib otsustamist sageli täiendava informatsiooni hankimiseni edasi lükata, mis projektide puhul on võimalik haruharva, kuna projekti läbiviimise aeg on piiratud).
• Riskirohkus – riski suurus ja iseloom sõltuvad projekti suurusest ja komplekssusest, peamiselt kaasnevad projektidega tähtajalised, finantsilised, personalialased või erialased riskid.
• Konfliktsus – kuna projektid toovad endaga kaasa muudatusi, siis kätkevad nad endas konflikte, seetõttu võib projektiga seotud otsustusprotsess muutuda sageli emotsionaalseks, mis omakorda tõstab riskitaset.
• Olulisus – projekti edukal kulgemisel on ettevõtte eesmärkide saavutamisel suur mõju, projektiks ei ole mõtet nimetada igat ühekordset ülesannet, millel ei ole seda läbiviiva organisatsiooni jaoks olulist tähendust.

Projektijuhtimine

Projektijuhtimine on projekti kõigi osade planeerimine, organiseerimine, kontrollimine ja analüüsimine. See eeldab kõikide osapoolte motivatsiooni ja tegutsemist projekti eesmärkide täitmisel. Eesmärgid peaksid saama täidetud kokkulepitud aja, eelarve ja tulemuste raames. Definitsioonist tuleb välja, et projektijuhtimine on keskendunud projekti tõhususele, mis peavad silmas lühiajalisi mõõtmistulemusi – seosed aja, maksumuse ja kvaliteedi vahel. Neid on kutsutud ka raudse kolmnurga mudeliks (inglise keeles iron triangle model). Raudse kolmnurga mudel oli üks esimesi mudeleid, mis kirjeldas projektijuhtimise edu. Hiljem aga tõestati, et see on vaid osa üldisest projekti edust. Sellest vaatepunktist on selge, kuidas edukal projektil saab olla mitteedukas projektijuhtimine ja vastupidi. Nimelt saab projekt olla edukas ka vaatamata mitteedukale juhtimisele, kuna projekt on saavutanud kõrgemad pikaajalised eesmärgid. Sel ajal, kui projektijuhtimine peatub, ei ole lühiajaline keskendumine edukas, aga pikas perspektiivis võivad tulemused olla edukad, kuna suurem osa eesmärkidest on täidetud.

Projektijuhtimine üldiselt on projekti alustamine, planeerimine, elluviimine, kontrollimine ja lõpetamine. Projekt on ajutine nimetus katsele, millele on määratud kindel algus ja lõpp ning mille eesmärgiks on luua unikaalne toode või teenus.

Projektijuhi ülesanded:

• jõuda selgusele, mis töö tuleb ära teha,
• leida ja määrata õiged ressursid,
• juhtida suhtlust eri osapoolte vahel,
• muuta projektiplaani, kui projekti eesmärgid või nõudmised muutuvad.

Edu definitsioon

Projektijuhtimise edu võib olla subjektiivne ja inimesest sõltuv, oleneb mida me edu all silmas peame. Edu definitsiooniks võib antud juhul olla suur rahaline võit, avalik tunnustus, ametikõrgendus või siis lihtsalt sisemine tunne, et midagi on saavutatud.

Eduka projektijuhtimisega kaasneb ka teatud kasu:

• tulevikuprojektid on suurema tõenäosusega edukamad
• projektipõhist tööd on lihtsam skaleerida
• võimalus keerulised teemad lahti kirjutada
• võimalus ettevõtte muudatustele kiirelt reageerida
• kindel fookus ettevõtte tulemustele.

Projektijuhtimise põhiliseks kasuks on rahulolev klient. Kui projekt on täies ulatuses lõpuni viidud kvaliteetselt, õigeaegselt ja jäädes eelarvesse, on tulemuseks suur rahulolutunne. Selle tulemusena võib sama klient heade tulemuste saamiseks tulevikus uuesti pöörduda või siis soovitada ettevõtet enda hea kogemuse põhjal. Projektijuht ise on oma mainet projektijuhina tõstnud ja panustanud eduka projekti elluviimisesse. Sellega kaasneb ka kogemuste ja teadmiste laienemine ning oskuste suurenemine. Edukas projekt aitab suurendada julgust, et tulevikus veel suuremalt ja võimsamalt projekte juhtida.

Edu tagamine

Pöörates hoolikalt tähelepanu teemadele, mis projektijuhtimist kirjeldavad, saavutatakse ka edukad tulemused.

Viis kõige tähtsamat projektijuhtimise edu valemit on järgmised:

• Toetamine ja ühine arusaam. Kõik osapooled, eriti juhtkond peavad aru saama ja nõustuma projekti eesmärkidega ning toetama töö kulgemist terve protsessi vältel. Peab olema ühine arusaam, mida saavutatakse ning ühine nägemus mitte ainult projekti skoobist vaid ka sellest, kuidas projekti edukust hinnatakse.
• Võimas plaan. Põhjalik plaan, kus on selgelt välja toodud rollid ja vastutusalad, on samuti ülimalt vajalik. Plaan on vajalik juhtimiseks ja projekti protsessi jälgimiseks. Tähtis on aga oskus seda plaani selliselt kasutada, et progress oleks nähtav ja omavaheline suhtlus toimuks võimalikult efektiivselt.
• Toimiv suhtlus. See tähendab suhtlusringi avamist projektijuhi, projektimeeskonna, kliendi ja teiste osapoolte vahel. Suhtlus peab olema mitmesuunaline ja efektiivne, olgu siis tegu kirjaliku, keelelise või muu suhtlusviisiga. Kuna teod räägivad rohkem kui sõnad, siis on ülimalt tähtis teada mis need teod peavad olema ja millal neid tegusid ellu viima peaks.
• Skoobi kontrollimine. Skoobi all peetakse silmas projekti ulatust. Projekti käigus tuleb ikka ette muudatusi, mis tema ulatust mõjutavad. Kontrollides projekti skoopi võimalikult palju, on probleemide korral reageerimine kiirem ja lihtsam. Kõik osapooled peaksid aru saama, et muudatused skoobis võivad muuta ka projekti maksumust, ajaplaani ja lõpptoote kvaliteeti.
• Töövoo tagamine. Kasuks tuleb varasem projektijuhtimise kogemus ja oskus seda kasutada. Eelnev kogemus aitab luua järjepideva töövoo ja annab pidepunktid, millest lähtuda. See aitab projektijuhtidel osapoolte nõudmisi täita, kuna nad tunnevad end ootamatutes olukordades mugavamalt, ja oskavad ette näha, mis juhtuma võib hakata.

Edukas projektijuhtimine nõuab selget eesmärgi kirjeldust, selgelt kirjeldatud projektiulatust, rollide määramist ja vastutuste jagamist. Neid elemente silmas pidades ja kaks sammu ette mõeldes tagame me projektijuhtimises edu.

Kokkuvõte

Tänapäeva maailmas, mis pidevalt erinevate projektide läbi areneb, on edukas projektijuhtimine hädavajalik. Projektijuhtimine pole ainult üks eeldus selliseks arenguks, vaid ka üks aladest, mis vajab arendamist. Ettevõtted peaks kindlasti projektijuhtimisse investeerima, eriti läbi inimeste oskuste tugevdamise ja organisatsiooni kompetentsi tõstmise. Tänaseks on projektijuhtimise meetodi kasutamine jõudnud peaaegu kõikidesse valdkondadesse. Projektide koostamine, juhtimine või neis osalemine on muutunud meie igapäevaelu lahutamatuks osaks. Projektijuhtimist saab edukaks lugeda sellisel juhul, kui projekt on viidud lõpuni täies ulatuses, pidades silmas ajagraafikut, eelarvet ja esitatud eesmärke, ning eeldusel, et kõik tegevused on viidud lõpuni kvaliteetse toote või teenuse tagamiseks.