Ostmine
Ostmine ehk ostutegevus (ingl. k. purchasing) on organisatsiooni tegevuse tagamiseks vajalike, hanke käigus välja valitud toodete (toorainete, materjalide, tootekomponentide, seadmete, valmistoodete jms) soetamine ja selle tegevuse kindlustamine vajalike teenuste osutamisega. Toodete ostuprotsess on üldjuhul standardne ja ühesugune kõigi organisatsioonide jaoks sõltumata tegutsemisvaldkonnast ja sellest, kas on tegemist materjalide või valmistoodetega. Kui ostuvaldkonna alla kuuluvad ostuosakonna töötajate poolt sooritatavad operatiivtegevused, siis hankimine ja hankejuhtimine eeldab tihedat koostööd ettevõtte muude allüksustega. [1]
Hankimisest räägitakse juhtudel, kui organisatsioonile on vaja soetada kaupa või teenust, mis on omaduste ja parameetrite poolt täpselt või ka ainult osaliselt määratletud, kuid pole teada, milliselt tarnijalt ost sooritatakse. Ostmisest kõneldakse siis, kui pärast hanke läbiviimist on täpselt teada, mida ja milliselt tarnijalt on vaja soetada. [1]
Viimastel aastatel on erialaspetsialistide seas hakanud üha enam levima arusaam, mille kohaselt algab organisatsioonis ostutegevus hetkest, kui ostuleping on allkirjastatud ja tarnijale saadetakse esimene ostutellimus. Seejuures peetakse silmas, et ostutegevus hõlmab ka koostööd tarnijatega, tarnijasuhete haldamist ja tarnijate hindamist. [1]
Teise käsitluse kohaselt võrdsustatakse ostutegevus ainult operatiivse ostutööga, mis hõlmab tellimuste koostamist ja esitamist, laovarude haldamist, tarnete jälgimist ja tööd tarnitud saadetiste koosseisude, tellimuste, kaubadokumentide ja ostuarvete võrdlemise ning lahknevuste esinemisel probleemide lahendamisega. [1]
Ostutegevuse üldeesmärk ettevõttes on rahuldada klientide vajadusi, kelleks on enamasti viimane edasimüüja tarneketis ja selle lõpus olev tarbija. Sama oluline on ka ettevõtte siseklientide vajaduste rahuldamine. Ettevõtte siseklientideks on erinevad allüksused ja töötajad, kes vajavad ostuala töötajate abi neile vajalike materjalide, seadmete ja teenuste hankimisel, või kes teenindavad väliskliente ja justkui soetaksid nende teenindamiseks kaupu ja teenuseid ettevõtte muudelt allüksustelt. Praktika näitab kahjuks, et paljudes ettevõtetes ei peeta siseklientide vajaduste rahuldamist samavõrd oluliseks, kui tegelemist klientidega väljaspool ettevõtet. Siseklientide ostuvajaduste rahuldamist tuleb pidada samaväärseks välisklientide teenindamisega. [1]
Oluline ettevõtte ostutegevuse eesmärk on efektiivsuse ja kõrge teenindustaseme saavutamine klienditeeninduse protsessis. Ostma peaks minimaalsete kuludega nõutava teenindustaseme juures. Ostutegevuses püütakse lisaks sellele luua ka usalduslikku ostja-tarnija suhet ja seda pidevalt arendada. Ostmise suurtest mahtudest püütakse kasu saada tellimusi, tarneid, vedusid ja arveid ühendades. [1]
Ostutegevuses eristatakse strateegilisi, taktikalisi ja operatiivtoiminguid. Strateegilise ostmise valdkonda kuuluvad ostutegevuse planeerimine ja arendamine, ostja-tarnija suhte arendamine, nõudluse prognoosimine pikal perioodil, tarnijate valik ning nende suutlikkuse hindamine. Strateegilise ostmise olulised valdkonnad on pikaajaliste hankelepingute haldamine ja strateegiliste toodete hinnatasemete jälgimine. [1]
Taktikalise ostutegevuse alla kuuluvad toimingud, nagu tarnijate turu kaardistamine, päringute koostamine, pakkumuste analüüs ja võrdlemine, parima pakkumuse tuvastamine, ostuläbirääkimised, ostu- ja hankelepingute ning ostueelarvete koostamine ja kategooriajuhtimine. Taktikalise ostutöö tähtsad valdkonnad on hinnaläbirääkimised, uute tarnijate leidmine, tarnegraafikute ja lühiajaliselt kehtivate hindade kooskõlastamine. Taktikaline ostutegevus käsitleb ostuprotsessi tinglikult teatud määral lahusolevana ettevõtte muudest allüksustest ja nende funktsioonidest. [1]
Ostmise operatiivtöö tähendab eelkõige igapäevast rutiinset ostutööd: laovarude haldamine ja ostuvajaduse tuvastamine, ostutellimuste koostamine ja edastamine, tarnete kooskõlastamine ja jälgimine, tarnetega seotud probleemide ja tarnevigade haldamine ning ostuarvete õigsuse/vastavuse kontrollimine. Operatiivne ostutegevus on reeglina reaktiivne, ehk reageeriv. Selle fookuses on peamiselt kaupade ja teenuste sisseostuhinnad, kaupade soetuskulud ja laovarud. [1]