Ostupoliitika
Ostupoliitika (ingl.k. purchasing policy) kujutab endast kogumit põhimõtetest, reeglitest ja juhistest, mida organisatsioon kasutab hanke- ja ostuprotsessis ning tarnijatega suheldes ja kokkuleppeid sõlmides. Ostupoliitika määratleb ostuosakonna rolli ja ostutöötajate suhted tarnijatega. Samuti määratakse poliitikaga hanke- ja ostujuhtide ning muude ostuala töötajate vastutus ning näidatakse, kuidas toimub organisatsiooni hierarhias otsuste tegemise protsess. Niisamuti määratleb ostupoliitika, kuidas käsitletakse tarnijasuhteid, kes on nendega suhtlemisel kontaktisikuks, kes tarnijaid vastu võtab ja kes käib nende juures ametilähetustel. Ostupoliitika võiks käsitleda üldistatult ka hanketegevuse eetilisi aspekte. [1]
Ostupoliitika kasutamine tagab organisatsiooni tarvis hanketegevuse järjepidevuse ja hankeprotsessi prognoositava usaldusväärsuse ehk kindluse, et kogu hanke- ja ostutegevus toimub lähtuvalt organisatsioonis kehtestatud põhimõtetest ja eesmärkidest. Ettevõtte töötajad peavad olema teadlikud ostuala töötajate volitustest osaleda äritegevuses ja organisatsiooni huvide esindamisel. [1]
Ostupoliitika käsitleb eelkõige:
- sooritatavaid toiminguid ostutegevuses;
- ostutegevuse ja ostuosakonna vastutust;
- ostutegevuse lähivaldkondade mõjutamist;
- ostuala töötajate eetilisi tõekspidamisi;
- ostutöö konfidentsiaalsust;
- koostöötingimusi tarnijatega.
Ettevõtte ostupoliitika peaks vastama näiteks järgmistele küsimustele:
- Kellel on õigus ettevõtte nimel tooteid ja teenuseid osta?
- Milliseid tooteid ja/või teenuseid võib konkreetne töötaja osta?
- Millised on ettevõtte nõudmised tarnijaile?
- Milliste kriteeriumide alusel valitakse tarnijaid?
- Missugused on ettevõtte seisukohad ostueetika küsimustes?
- Milline on ettevõtte käitumine konflikti korral tarnijaga?
- Millist informatsiooni peab ettevõte konfidentsiaalseks? [1]
Ostupoliitika määratleb ostutegevuse rolli organisatsioonis, ostupersonali tegutsemist ja käitumist tööülesannete täitmisel, ostja ja müüja vahelist suhtlemist ning ostutöötajate poolt teostatavaid toiminguid. Ostupoliitika käsitleb sooritatavaid toiminguid ostutegevuses, ostutöötajate ja ostuosakonna vastutust, koostöötingimusi tarnijatega, ostuala töötajate eetilisi tõekspidamisi ja ostutöö konfidentsiaalsust. [1]
Ostupoliitika võib eksisteerida ettevõttes kirjalikus vormis või olla informaalne, ehk mittekirjalik ja võib püsida kinnistatuna töötajate teadvuses pikki aastaid. Kirjalikul kujul esitatavad poliitikad on üldjuhul üheselt arusaadavad kõigi jaoks. Kirjalikult esitatud poliitika võimaldab määratleda ja selgitada alluvaile ettevõtte juhtkonna eesmärke ja näidata tegutsemisviise nende saavutamiseks. Kirjalikul kujul ostutegevuse poliitikad on abiks uutele töötajatele ja aitavad juhtkonnal olla mõne töötaja suhtes nõudlik juhtudel, kus töötaja tegevus on olnud vastuolus ostutegevuse protseduurireeglitega. [1]