Lepinguvälised kulutused

Lepinguvälised kulutused (ingl. k. maverick spend) on hangete, ostude ja tarnijatega seotud kulutused, mis on tekkinud enamasti põhjusel, et organisatsioonis pole järgitud ostupoliitikaid ja hangete ning ostude protseduurireegleid. Lepinguvälised kulutused tekivad alati siis, kui ostuõigusega töötajate poolt eiratakse teadlikult või teadmatusest hankeprotsessi reeglistikku või varem kokku lepitud hanketingimusi.

Sageli jäävad ettevõttes soodsad hanketingimused kasutamata ja selle asemel minnakse kergema vastupanu teed eelistades tarnijaid, kellelt ollakse harjutud ostma. Enamasti on tegemist kaudsete hangete ja ostudega, millega ei tegele ostuosakond, vaid muude allüksuste töötajad. Tavaliselt toob taoline praktika endaga kaasa organisatsioonile suuremad hanke- ja ostukulud, kui need võiksid olla ostupoliitikate ja protseduurireeglite olemasolul ja nende järgimisel.

Tüüpiliselt tehakse lepinguväliseid kulutusi ja tekivad lepinguvälised kulud järgmistel põhjustel:

• Detsentraliseeritud hanked ja agiilsed ostud. Mõned ettevõtted kasutavad hajutatud hankesüsteemi selleks, et oleks võimalik teha kiires korras planeerimata ostusid. Ostuvajadus võib tekkida äkki ja kõik vajalik tuleb kiiresti soetada. Ostutöötajaile on antud volitused võtta vastu kiireid otsuseid oma äranägemise järgi ja ei nõuta ostupoliitikate ning protseduurireeglite järgimist.
• Bürokraatia vähendamine. Soovitakse vähendada tsentraliseeritud hangetega kaasnevat bürokraatiat. Keegi ostumeeskonnast on saanud hankejuhilt loa sooritada lepinguväliseid ostusid. Peagi võidakse olla olukorras, kus keegi töötajaist või isegi kogu allüksus sooritab ostusid väljaspool lepinguga määratud raamistikku ja lepingutingimusi. Seda võidakse teha nii teadlikult kui ka teadmatusest.
• Eeldatavalt soodsamad tingimused. Võidakse olla teadlik, et on olemas heakskiidetud tarnija ja leping, mis hõlmaks planeeritavat ostu. Vaatamata sellele otsustakse osta teiselt tarnijalt, kuna ollakse arvamusel, et tema pakutav toode on odavam ja ostuga säästetakse ettevõtte jaoks raha.
• Ebaefektiivne ja aeganõudev hankeprotsess. Hankeprotsess võib võtta aega nädalaid ja kuid, enne kui on võimalik asuda tarnijalt tooteid ja teenuseid ostma. Töötajad, kellele on antud õigus ostusid sooritada, ei soovi või ei saa mingil põhjusel ostu edasi lükata, kuni hankeleping on allkirjastatud. Nad leiavad enda jaoks lihtsama ja kiirema lahenduse teise tarnija näol ja teevad ostu pakkumuse alusel.
• Teadmatus hankelepingute olemasolust. Töös võidakse kasutada ainult lepinguid, mille olemasolust ollakse teadlik. Kui ostutöötaja ei tea, et tarnijaga on soetatavate toodete osas leping sõlmitud, otsitakse muid tarnijaid ja nende poolt pakutavat.