Infotöötaja

Palun oodake parandustega, toimetamine on pooleli!

See mall on lühiajaliseks kasutamiseks, et vältida redigeerimiskonflikte. Kui redigeerimine lõpetatakse, tuleb mall eemaldada. Viimase muudatuse aeg: 1. november 2024, 20.30.

Sissejuhatus

Infotöötajad on inimesed, kes haldavad ja korraldavad erinevates infoasutustes inforessursse ning valdkonna professionaalidena aitavad määratleda kasutajate infovajadusi, juhatades nad seejärel infoallikateni. Infotöötajate ülesanne on pakkuda kasutajale teavet, infotooteid ja -teenuseid erineva teabe otsingul . Üldistavalt saab infotöötajat määratleda kui vastava koolitusega spetsialisti, kes tegeleb infoteenindusega ning omab nii tehnilisi kui organisatoorseid teadmisi, oskusi, mis on vajalikud teabe leidmiseks ja edastamiseks.

Infotöötaja on isik, kes on saanud vastava hariduse või koolituse selleks, et kasutades oma infokirjaoskust pakkuda lahendus temale esitatud formuleeritud infovajadusele ehk infopäringule. Siia alla kuuluvad nii tehnilised oskused kui ka oskused probleemi piiritleda ning võimalike lahenduste juurde suunamine. Infotöötajal pole mitte ainult info otsimise oskused, vaid ka teised infokirjaoskuse aspektid nagu probleemi piiritlemine, infovajaduse määratlemine, võimalike lahenduste väljapakkumine, leitud info hindamine ja probleemi/küsimuse/ülesande lahendamine.

Infotöötaja rolli olulisus infokorralduses ja organisatsioonides

Infotöötaja (ing. information worker) roll on tehnoloogia arengu tõttu kiiresti muutumas. Traditsiooniliste raamatukoguhoidja ülesannete kõrval tegutseb infotöötaja nüüd ka juhendaja ja õpetajana. Tema ülesanne on suunata kasutajaid erinevate andmebaaside, otsinguvõimaluste ja infoallikate kasutamisel ning anda neile vajalikud oskused, et nad leiaksid ja hindaksid usaldusväärset ja kvaliteetset teavet iseseisvalt. Infotöötaja ülesanded hõlmavad lisaks info hankimisele ja viitamisele ka kasutajate koolitamist, et nad oskaksid kriitiliselt teavet analüüsida ja tõlgendada.

Ajalugu

Viimase 20 aasta jooksul on informatsiooni haldamises toimunud paradigma muutus, mis on mõjutanud infotöötaja rolli ja ülesandeid nii era- kui avalikus sektoris. Selle ajendiks on paberdokumentide füüsilisest haldamisest üleminek dokumendi kontrollitud haldamisele infosüsteemis.

Alates 1960ndatest aastatest räägitakse üha sagedamini info üleküllusest, infouputusest või infoplahvatusest. Informatsiooni hulga suurenemine sai alguse peale esimeste teadusajakirjade väljaandmist XVII sajandil, kiirenes XX sajandi alguses ja muutus plahvatuslikuks peale II maailmasõda. Uurimistulemused on näidanud, et ajavahemikul 1970-2002 toodeti rohkem infomatsiooni kui eelneva 5000 aasta jooksul kokku. Sellist tohutut informatsiooni hulga kasvu on põhjustanud oluliselt info- ja kommunikatsioonitehnoloogia (IKT) kiire areng. Paljud muutused on seotud arvutite võimaluste suurenemisega säilitada tohutuid andmehulki, neid kiirelt töödelda ja teha need kasutajatele telekommunikatsioonivõrkude vahendusel globaalselt kättesaadavaks.

Tööülesanded ja vastutus

Infotöötajad veedavad poole oma ajast tegevustes, mis on seotud dokumentide loomise ja haldamisega, sealhulgas dokumentide jaoks teabe uurimine ja kogumine, dokumentide otsimine ning nende arhiveerimine ja korrastamine. See on aeg, mille nad veedavad iseseisvalt töötades, kus isiklikku tööviljakust parandavad tööriistad tulevad mängu.

Teise poole oma ajast veedavad nad dokumentidega seotud koostööd tehes – näiteks dokumentide ülevaatamiseks ja kinnitamiseks; mitme toimetaja/versiooni muudatuste ja kommentaaride ühte dokumenti koondamiseks; kinnituste haldamiseks ning dokumentidele allkirjade, templite või muude kinnituse märkide hankimiseks; teiste poolt saadetud dokumentide ülevaatamiseks ja tagasiside andmiseks; dokumentide kinnitamiseks või allkirjastamiseks; ning vormide või vormide andmetega tegelemiseks. Ligi kaks kolmandikku sellest ajast tehakse koostööd inimestega, kes ei tööta läheduses – see tähendab meeskonnaliikmetega, kes töötavad teistes asukohtades, teiste gruppide inimestega ja väljaspool organisatsiooni olevate inimestega. Siin tulevad appi koostöötööriistad, mis aitavad ületada kaugust, ajavööndeid ja organisatsioonilisi piire.

Dokumendihalduri töö on integreeritud üldisesse organisatsiooni infohaldusesse ja tema tööülesanded võivad kas osaliselt kattuda teiste infoga tegelevate kutsealade töötajate tööülesannetega. Dokumendihaldur täidab neid tööülesandeid ise või teeb lähedaste kutsealade töötajatega koostööd.

Osaledes infohalduse korraldamisel organisatsioonis, töötab dokumendihaldur koostöös juhtkonnaga ja teeb koostööd kommunikatsioonispetsialistiga. Infotehnoloogiliste süsteemide toimimise tagamisel teeb dokumendihaldur koostööd infotehnoloogia spetsialistiga, sest info- ja dokumendihalduse süsteem on nii sisuline kui tehnoloogiline.

Dokumendihaldur osaleb organisatsiooni protsesside korraldamisel ja muutmisel, tehes seda koostöös kvaliteedijuhtimise ja teiste spetsialistidega. Dokumendi- ja arhiivihaldus on omavahel tihedalt seotud. Dokumendihaldur osaleb arhiivihalduse korraldamisel, tehes seda koostöös arhivaariga.

Dokumendihaldur puutub oma töös kokku konfidentsiaalse informatsiooniga, sageli korraldades sellele juurdepääsu. Töö isikuandmetega, ärisaladusega ja muu konfidentsiaalse informatsiooniga seab dokumendihaldurile kõrged eetilised nõudmised.

Osakonnad ja valdkonnad

Infotöötajaid vajatakse paljudes valdkondades, kus oluline on teabe kogumine, haldamine, töötlemine ja jagamine.

• Dokumendihaldur
• Dokumendihalduse spetsialist
• Teabehalduse korraldaja
• Teabehaldur
• Arhivaar
• Arhiivitöötaja
• Arhiivikorrastaja

Omandatud oskused ja haridus

Infotöötaja igapäevases töös on oluline kasutada informatsiooni ja andmeid, olles vajalik nii erasektoris kui avalikus sektoris. Dokumendihalduri IV ja V kutsestandardis on välja toodud kutseoskusnõuded viies rühmas: üldoskused, põhioskused, erioskused, lisaoskused ja isikuomadused. Üldoskustena on vajalikud suhtlemis- ja juhtimisoskused ning teadmised töökeskkonna ohutusest. Põhioskustena tuleb teada riiklikke ja rahvusvahelisi õigusakte, dokumendihaldust, infotehnoloogiat ja infoturvet.

Infotöötaja peab valdama ka elementaarseid arvuti- ja tarkvara kasutamise oskusi ning soovitavalt ka spetsiifilisemaid oskusi, nagu andmebaaside loomine ja programmeerimine. 2016. aasta uuringud Austraalias ja USA-s näitasid, et infotehnoloogiaalased oskused on üha olulisemad, . Dokumendihalduri kutsestandardis on nõutud igapäevaseks tööks vajalikud infotehnoloogilised oskused, sealhulgas riistvara ja failivormingute tundmine.

Digipädevus hõlmab suutlikkust kasutada tehnoloogiat, hinnata infot ja suhelda digikeskkondades. Infotöötaja peab oskama töötada, digitaliseerida ja sorteerida informatsiooni ning olema võimeline seda leidma ja hindama.

Tööturu trendid

Tulevikus on generatiivne AI oluline abivahend infotöötajatele ja ettevõtete raamatukoguhoidjatele, tuues kaasa olulisi muudatusi ja uusi võimalusi. AI tööriistad, sealhulgas vestlusrobotid, aitavad teabehalduritel täiendada oma rolli, pakkudes vahendeid teadusprojektide alustamiseks, andmete visualiseerimiseks ja haldustööde automatiseerimiseks.

Infotöötajad saavad AI-d kasutada virtuaalsete assistentidena, et luua esimesed mustandid ärikirjadele, hallata e-kirju ja transkribeerida koosolekute protokolle. Samuti saavad nad aidata luua andmebaase ja soovitusi, mis põhinevad kasutajate käitumisel ning teaduslikes huvidel.

Generatiivne AI muudab infotöötajate rolli, kuna nad peavad suhtlema kasutajatega AI tööriistade kasutamise kohta, õpetama neid, kuidas kujundada tõhusaid käske, ning arendama metoodikaid AI genereeritud sisu haldamiseks. Samuti on nad vastutavad eetiliste kaalutluste ja andmekaitse tagamise eest.

Vaata ka

• Arhivaar 
• Dokumendihaldur
• Sekretär

Viidatud allikad

• Bates, M.E. (2024). The rise of generative AI: Transforming the role of information professionals.
• Haridusportaal. (2024). Teabe- ja dokumendihaldur.
• Howard, K., Partridge, H., Hughes, H., & Oliver, G. (2016). Passion trumps pay: a study of the future skills requirements of information professionals in galleries, libraries, archives and museums in Australia. Information Research: An International Electronic Journal, 21(2), n2.
• Kutseregister. Kutsestandardid: Dokumendihaldur, tase 6. (2024).
• Lomas, E. (2010). Information governance: information security and access within a UK context. Records Management Journal, 20(2), 182-198.
• Maceli, M.G., & Burke, J.J. (2016). Technology Skills in the Workplace: Information Professionals’ Current Use and Future Aspirations. Information Technology and Libraries, 35, 35-62.
• Steinerová, J. (2001). Human issues of library and information work. Information Research, 6(2), 6-2.
• Tallinna Ülikool. Infotöötaja roll ühiskonnas ja infotöötaja koolitus. (2024). 
• Webster, M. (2012). Bridging the information worker productivity gap: New challenges and opportunities for IT. International Data Corporation, 5.