Projektijuhtimine

Projektijuhtimine (inglise keeles project management) on projekti teostamine planeerimise, organiseerimise, inimeste ja ressursside suunamise ja kontrollimise kaudu.

Projektijuhtimine on oma põhiolemuselt oskus tagada, et projekti ressursse kasutataks kokkulepitud eesmärkide saavutamiseks kõige efektiivsemal ja tõhusamal viisil. Projektijuhtimist suunab projektijuht, kelle võimed ja oskused muudavad projekti teostatavaks ja reaalseks.

Ajalugu

Kuni 1900. aastani haldasid tsiviilehituse projekte nende loomingulised autorid: arhitektid, insenerid ja ehitusjuhid, näiteks Vitruvius (1. sajand eKr), Christopher Wren (1632-1723), Thomas Telford (1757-1834) ja Isambard Kingdom Brunel (1806-1859). Alates 1950. aastast hakkasid organisatsioonid keeruliste ehituste puhul süstemaatiliselt rakendama projektijuhtimise vahendeid ja meetodeid. Projektijuhtimist kui distsipliini hakati rakendama erinevatel tegevusaladel, sealhulgas tsiviilehituses kui ka suurte kaitsekuludega seotud valdkondades.

Henry Gannt

Henri Fayol

Projektijuhtimise ehk planeerimismeetodite ja kontrollisüsteemi üheks esiisaks võib pidada Henry Gantt`i. Ta sai tuntuks, kui võttis projektijuhtimisvahendina kasutusele nn Gantti diagrammi. Gantti diagramm on vahend, mis võimaldab kasutajal modelleerida kavandatava eesmärgi saavutamiseks planeeritavate ülesannete täitmiseks vajaliku projekti. Projektijuht saab Gantti diagrammi abil kujundada projekti kulgemisest graafilise pildi. Henry L. Gantt leiutas selle töövahendi 1917.aastal. Projektijuhtimise teiseks loojaks peetakse Henri Fayol`t. Ta arendas välja projektijuhtimise 5 funktsiooni, mis moodustavad projektijuhtimiseks loodud sihtasutuse põhitõed:

1. Planeerimine: määrata ettevõtte eesmärgid.
2. Korraldamine: delegeerida tööülesanded.
3. Juhtimine: anda töötajatele sobivad juhised.
4. Koordineerimine: veenduda osakondade vahelises mõistmises, luua ühtne keskkond.
5. Kontroll võetud eesmärkide saavutamise ja tegevuste korraldamise üle.

Projektijuhtimisega seotud mõisted

Projekt

Projekt äris on rühma inimeste poolt teostatud omavahel seotud tegevused, mille eesmärgiks on üldjuhul ühekordse ülesande täitmine. Projekt on konkreetse eesmärgi tähtaegseks saavutamiseks kavandatud tegevuste kogum, mille elluviimine on rahaliselt piiratud. Sõna „projekt“ kasutati esimest korda umbes 16.sajandil ja see tuleb ladina keelsest sõnast projicere (= ettepoole paiskama). Ladinakeelne tüvi viitab liikumisele, trajektoorile, mingile kindlale suhtele ajas ja ruumis. See eeldatav protsess kätkeb:

• lähtepunkti,...
• mis on aluseks, millelt...
• keegi edasi viskub,...
• et eesmärki saavutada.

Seega projekt on kontseptsioon, mille eesmärk on tegevuste organiseerimine.

Projektijuht

Projektijuht peab etteantud piiratud ressurssidega kindlas ajavahemikus soovitud tulemuse saavutama. Projektijuhi isikuomadused:

• hea suhtlemis- ja planeerimisoskus
• kindel nägemus
• kaine mõistus

Projektijuht peab olema:

• Organiseerija, kes on eesmärkide saavutamise nimel suuteline tegevusi ja ressursse mõistma, planeerima ja koordineerima.
• Strateeg, kes oskab seada selgeid pika- ja lühiajalisi eesmärke, pidades silmas neid kui ka põhjuseid, miks projekt üldse ellu kutsuti.
• Motiveerija, kelle oskused ja hoiakud võimaldavad tal kaasata inimesi/töötajaid projekti ja motiveerida neid, et inimesed pühenduksid sellele.
• Rahaliste vahendite otsija, kellel on piisavalt teadmisi ja enesekindlust taotleda juhtimiseks vajalikke vahendeid ja nende üle ausalt ning pädevalt arvet pidada.
• Aktivist, kes oskab märgata initsiatiive ja organiseerida ideid tähenduslikeks sotsiaalseteks tegevusteks, mille selged väärtused arenevad aja jooksul.
• Visionäär, kes suudab ette kujutada sotsiaalset uuenduslikkust ja väärtust.
• Kogukonnatöötaja, kelle eriline tähelepanu kuulub arengutele selles kogukonnas ja/või organisatsioonis, kuhu ta kuulub.
• Sotsiaaltöötaja, kes on suuteline inimesi toetama neid välja vahetamata, s.t. süstides neisse motivatsiooni ja enesekindlust, et nad võtaksid osa oma tuleviku kujundamisest ning projektide elluviimisest.
• Õpetaja ja õppija, kes oskab anda inimestele eneseusku ja samas suudab kogemustest õppida ja kasutada õpitud teadmisi organisatsiooni, projekti või kogukonna huvides. Seejuures oskab ta projekti kulgu jälgides hinnata protsessi vastavust eesmärkidele ning sõltuvalt olukorrast muuta plaane.

Projektijuhtimise etapid

Projektijuhtimise etapid:

1. Algatamine
2. Planeerimine: tuvastatakse probleem ja huvigrupid, määratletakse eesmärk. Projektijuhtimise selles etapis määratletavad tegevused:

-ülesanded, -meetodid, -planeerimine, aja planeerimine Kujundatakse analüüsimisplaan.

1. Valmistumine: meeskonna kokkupanek. Lõppeesmärgile suunatud üksikasjaliku plaani koostamine. Inimeste ja vahendite jagamine ülesannete vahel. Eelarve koostamine. Ülesannete delegeerimine.
2. Täideviimine: protsessi jälgimine, probleemide lahendamine, huvigruppide teavitamine edusammudest. Projekti rakendamise tingimused sõltuvad ressurssidest.
3. Lõpetamine: töötulemuste hindamine. Järelkontrolli kavandamine. Tulemuste läbivaatamine koos huvigruppidega.

Projektijuhtimise eeldused

• Vajadus või probleem. Projektid on kõige edukamad siis, kui neid arendavad inimesed mõistavad ning oskavad hinnata vajadusi ning probleeme, mille kallal nad peavad töötama. Vajadusele või probleemile õige hinnangu andmine on tähtis.
• Võimalus projektile. Projektidel peab olema või tuleb luua ruum, milles tegutseda. Projekte peab aktiivselt toetama enamaga kui ainult rahaga. Projektil peab olema võtmeisikute toetus ja sihtgrupi aktiivne osalus.
• Idee ja visioon/nägemus. Projektid vajavad kõigi oma tegevuste ja pingutuste ühendamiseks visiooni. Just visioonist hakkavad välja arenema strateegiad, eesmärgid ja tööplaanid. Projekti taga olev suur idee peab olema piisavalt selge selleks, et näidata, milline püsiv ja oluline roll on projektil vajaduste rahuldamisel või probleemide lahendamisel.
• Suutlikkus. Edukaks alguseks ja tulemuste saavutamiseks vajavad projektid oskuste, energia, ressursside ja organisatsiooni õiget tasakaalu. Projektid peavad olema kujundatud selliselt, et nad suudaksid olla mõjusad ja anda tulemusi.

Projektijuhtimise usaldamine projekti eest vastutavatele inimestele, projektijuhile või juhtimismeeskonnale, võimaldab neil muuta plaane, kohanduda ootamatute situatsioonidega, kasutada ära uusi võimalusi ja eelkõige olla teadlik oma tegevuse põhustest. Sel moel nad kontrollivad, juhivad ja ohjavad projekti, selle asemel, et lasta end juhtida projektil, tähtaegadel ja erinevatest suundadest lähtuvatel nõudmistel.

Tarkuseterad

Graafikust maha jäänud projektile uusi mehi lisades jääb projekt veel hilisemaks.

Kolm naist ei sünnita last kolme kuuga.

Kujundatakse meeskond, kes mõtleb vanadest probleemidest uut moodi.

Tähelepanu tuleks pöörata meeskonna liikmetele, kes tunduvad "tähelepanuta".

Tunnustage meeskonna iga liikme saavutusi.

Edastage meeskonnaliikmetele peamised võtmeküsimused.

Eesti kogemus

Projektijuhtimist on Eesti ettevõtetes praktiseeritud 1994. aastast peale. Projekti ja projektijuhtimist käsitletakse valdkonna- ja ettevõttekeskselt, kus kõige olulisem on valdkonna tundmine ja erialateadmised. Enamasti on välistatud mõte, et projektijuht võiks tulla väljastpoolt ettevõtet. Projektijuhid tunnevad teravat puudust otsustusõigusest – olgu see siis määratlemata, hägus või piiratud -, et täielikku vastutust kandes tulemuseni jõuda.

Eestis on projektijuhtimist kasutatud eri valdkondades: noorte-, heategevus-, terviseprojektid. EMT on projektipõhiselt arendanud mobiiliraha kasutamist, näiteks EMT parkimise projekt, samuti Õllesummeril katsetati M-raha projekti.