Kvaliteedijuhtimise plaanimine

Kvaliteedijuhtimise plaanimine (inglise keeles quality management planning) on esimene etapp kvaliteedijuhtimises ja kvaliteediplaneerimises. Selles faasis määratletakse, millised standardid võtta projektijuhtimise ja tulemuse hindamise aluseks ja kuidas nende nõudmisi täita. Tegu on kõige tähtsama projekti planeerimise osaga, kuna seda tuleb planeerida koos teiste protsessidega.

Kvaliteedijuhtimine (inglise quality management) on üks üldjuhtimise haru, mille eesmärk on tagada vajaduste täidetus. Kvaliteet ise aga on omaduste summa, millega rahuldatakse kliendi vajadusi. Protsessi käigus sätestatakse kvaliteedi eesmärgid, reeglid ja vastutused. Määratletakse, millised standardid on projekti kvaliteedi aluseks. Projektijuhtimise kvaliteeti võib näiteks kooskõlastada ISO 9000 ja 10000 seeriatega ja TQM standardiga .

Kvaliteedijuhtimise standardid

Kvaliteedijuhtimist on vaja selleks, et organisatsioon saaks sihipäraselt oma tegevust korraldada. Et saavutada nõutavat kvaliteeditaset, on igal organisatsioonil vaja kvaliteedijuhtimist. Kvaliteedijuhtimine on integreeritud osa struktuuri juhtimistegevusi. Kvaliteedijuhtimisel on erinevates kontekstides erinevaid aspekte (nt funktsioonitäitmine, usaldusväärsus, vastavus, kestvus, kasutatavus, esteetika, eetika, tajutav kvaliteet).

Kvaliteedijuhtimine on vahend konkurentsivõime tõstmiseks, võimaldades reageerida turul toimuvatele kiiretele muutustele. Kvaliteedijuhtimine annab organisatsioonile konkurentsieelise, mille abil toimub pidev ja igakülgne parenemine organisatsiooni kõikides osades. Kvaliteedijuhtimine on rangelt piiritletud ja ära määratud standarditega. Kui organisatsioon tahab välja töötada kvaliteedisüsteemi, siis peab ta kindlasti järgima esitatud nõudeid. Kvaliteedijuhtimise kolm peamist osa on kvaliteedi kontroll, kvaliteedi parandamine ja kvaliteedi kindlustamine.

Levinud on järgmine juhtimistegevuste liigitus:

1. planeerimine;
2. organiseerimine;
3. motiveerimine;
4. jälgimine.

Kvaliteedijuhtimine sisaldab kõiki nelja juhtimise tegevust. Kvaliteedijuhtimine on vahend kvaliteedi tagamiseks. Kvaliteedi tagamises on väline ja sisemine aspekt. Väline tulemus annab kliendile ja koostööpartneritele usalduse. Sisemine tulemus kvaliteeditagamisest on juhtkonna veendumus, et pidevalt jälgitakse kliendi vajadusi ja et struktuur on valmis neid vajadusi täitma võimalikult madala omahinnaga.

TQM ehk terviklik kvaliteedijuhtimine tagab kahte programmi: kvaliteeditõenduse programmi (QAP – Quality Assurance Program) ja kvaliteedi parandamise programmi (QIP – Quality Improvement Program).

QAP on mõeldud ettevõtte protsesside kontrolliks ja peab tõestama, et toode või teenus vastab kliendi ootustele. See tõestus võib olla vormistatud sertifikaadina. QIP on lähenemise viis, mille eesmärgiks on sihtide täiuslikkus läbi vigade ja eksimuste väljauurimise, kasutades uusi tegevusmeetodeid, mis parandavad ettevõtte tegevust ja efektiivsust.

TQM – süsteemi juurutamine ettevõttes võtab aega vähemalt aasta. Seda tuleks vaadelda kui ühte paljudest äritegevuse hõlbustamise vahenditest ja käsitleda kui firma jaoks sobivad töövahendit. Kui kvaliteedisüsteem on juurutatud, tuleb tõestada selle toimimine ja parim viis selleks on sertifitseerimine ISO-9000 standardi järgi. TQM süsteem on suunatud klientidele ja kõik ettevõtte töölised tegutsevad eesmärgi saavutamise poole. Otsuseid võetakse vastu ainult selliseid, mis põhinevad kindlatel faktidel.

Kvaliteedijuhtimise standardeid on mitmeid. Üks levinumaid on ISO 9000 sari, mis esitab nõuded kvaliteedijuhtimissüsteemile, kuid ei dikteeri, kuidas neid antud organisatsioonis rakendada – see omakorda võimaldab kvaliteedijuhtimissüsteemide standardite laiaulatuslikkuse ja paindlikkuse erinevates ärisektorites ja ärikultuurides, samuti erinevates rahvuskultuurides. Kvaliteedijuhtimisstandardeid on võimalik ühitada ka teiste (näiteks keskkonna) juhtimissüsteemidega ja paljude sektorspetsiifiliste nõuetega (näiteks ISO/TS 16949 autotööstuses). Lisaks aitab standardite kasutamine saavutada tunnustust riigisiseste kvaliteediauhinna programmide kaudu.

Kvaliteedi plaanimise alus

Kvaliteedi plaanimine tähendab tegevusi, millega määratletakse eseme teatud omadused ja nende nõutavad väärtused. Kvaliteedijuhtimises nimetatakse selliseid tegevusi kvaliteedisihtide seadmiseks. Kvaliteedi planeerimine hõlmab ka nende sihtide saavutamiseks vajalike protsesside ja ressursside määratlemist. Kvaliteedi plaanimise aluseks on kolm põhimõtet, mida järgida: reeglid; ulatuse kinnitus; standardid, regulatsioonid ja spetsifikatsioonid.

Reeglid. Kui ettevõttel on reeglid olemas, saab need võtta projekti kvaliteedi planeerimise aluseks. Kui ei ole, siis tuleb need koostada. Reeglid peavad olema sellised, et eri huvirühmad nendega nõustuksid.

Ulatuse kinnitusi ja tulemuse kirjeldus on kvaliteedi planeerimise aluseks, sest need sisaldavad vajaduste, eesmärkide ja tulemuse alamosade kirjeldust.

Standardid, regulatsioonid ja spetsifikatsioonid. Igas tegevusvaldkonnas on väljakujunenud hulk reegleid. Mõned neist on kohustuslikud (regulatsioonid), mõned üldtunnustatud, kuid otseselt mittekohustuslikud (standardid), mõned soovituslikud ja alles arenevad (spetsifikatsioonid).

Kvaliteedi plaanimise meetodid

Kvaliteedi plaanimiseks kasutatakse järgmisi meetodeid: kulu tuluanalüüs, benchmarking, plokkskeemid, katsed.

Kulude ja tulude analüüs on meetod, mis lubab saada ülevaadet otsuse rahasse arvestatud mõjudest (tuludest ja kuludest) ning seega aitab kaasa kõige otstarbekama otsuse tegemise protsessis. Meetod on suurepärane võte ratsionaalselt kaalutletud otsuste ette valmistamisel. Sama meetod on tuntud ka kulu-tulu analüüside nimetuse all. Tuleb uurida, kas kvaliteedi tagamiseks tehtavad kulutused tasuvad end ära. Omavahel tuleb võrrelda ennetamiskulusid, esilekerkinud probleemide lahendamise maksumust ja läbikukkumise hinda. Võib olla on ennetamiseks tehtavad kulutused liiga suured võrreldes kvaliteedinormist kõrvalekalde tekkimise tõenäosusega või kõrvalekalde likvideerimise maksumusega.

Benchmarking ehk võrdlusanalüüs on protsess, mille abil saab hinnata organisatsiooni tegevusi ja protsesse teiste samal turul tegutsevate organisatsioonidega. Võrdlusanalüüsi abil kavandatakse meetmeid, millega viia organisatsioon parimale tasandile. Näiteks võib eesmärgiks olla tootmisprotsessi tõhustamine.

Tänu erinevatele skeemidele saab määratleda, millised kvaliteedi probleemid võivad ilmneda. Plokkskeemid on põhjus tagajärg diagrammid ja süsteemi või protsessi graafikud. Põhjuse-tagajärje diagramm ehk kalaluu diagramm on kasulik tööriist, kui soovite analüüsida ja tuua visuaalselt esile seosed probleemi ja selle põhjuste vahel. Sageli kasutatakse seda ühe sammuna juurpõhjuste analüüsi läbiviimisel. Seda võib läbi viia paberil või erinevate tarkvarade abil. Selle abil jõuab erinevaid põhjuseid analüüsides ka veel selliste probleemide jälile, mida algselt ei osata probleemiks hinnata. Süsteemi või protsessi graafikuid on kõige parem koostada protsessi kaardistamise meetodil. Protsesside kaardistamine loob eelduse protsesside korrastamiseks ja tulemuslikkuse tõstmiseks.

Katsete käigus luuakse simulatsioonid, mille käigus uuritakse, milline faktor millist parameetrit mõjutab. Näiteks kuidas mõjutab odavama tööjõu palkamine projekti kestust. Tõenäoliselt on kestus pikem. Kas kallima tööjõu palkamine lühendab projekti sedavõrd, et kokkuhoitud töötundide arvelt muutub projekt kokkuvõttes odavamaks?

Kvaliteedi plaanimise tulemus

Kvaliteedijuhtimise plaan, mis kirjeldab, kuidas rakendatakse kvaliteedi juhtimise reegleid. Milline on ettevõtte organisatsiooni struktuur, kuidas jaguneb vastutus; milliseid tegevusi tuleb täita ja milliseid ressursse kasutada kvaliteedi tagamiseks. Kvaliteedi juhtimise plaan on aluseks projekti teostamise faasis toimuvale kvaliteedi kontrollimisele, tagamisele ja parendamisele. Dokument võib olla ametlik või mitteametlik, detailne või ülevaatlik. Väiksemates projektides mainitud dokument puudub. Kvaliteedi juhtimise ülesanded on integreeritud projekti plaani sisse.

Kontrollprotsessi kirjelduses (inglise Operational Definitions) defineeritakse, millised ülesanded on kvaliteedi kontrolli aluseks ja kuidas neid mõõta. Näiteks ei piisa, kui öelda, et projekti juhtimine on kvaliteetne, kui ülesanded lõppevad planeeritud kuupäevadel. Täpsustada tuleb ka, kas iga ülesanne peab algama planeeritud kuupäeval, kas mõõdetakse kõiki ülesandeid või ainult projekti alamtulemusi.

Kontrollnimekiri – planeerimisfaasis luuakse nimekirjad, mille alusel hiljem kontrollitakse kvaliteedinõuete täidetust. Näiteks tarkvara projekti puhul loetletakse omadused, millele loodavad funktsioonid peavad vastama. Omadused võivad olla tõesus, intuitiivne kasutatavus, lollikindlus, ergonoomilisus ja veateadete selgus.