Kulude plaanimine

Koostades projektiplaani, on vaja planeerida ka enda kulutusi selle raames. Selle eesmärk on saada ülevaade ettevõtte tuludest ja kuludest.

Kulude plaanimine on vahend projektide, tööpakettide või projektijuhtimisega seotud tegevuste kulude või vajalike jõupingutuste hindamiseks. Kulude plaanimine hõlmab kulude hindamist, fikseeritud eelarve määramist ning tegelike kulude haldamist ja kontrollimist (võrreldes hinnanguliste kuludega). Kulud tuleb seega eraldada projekti tegevustele või tööpakettidele. Hoolikalt koostatud ajakava ja ressursiplaan võimaldab täpsemat kulude eelarvestamist.

Iga projekti edukaks läbiviimiseks on vaja põhjalikult uuritud ja kavandatud kulude hinnangut ja eelarvet. Projektijuhid peavad tagama piisava rahastamise jättes ruumi ka muutustele. Kavandamine hõlmab tööaja, materjalide, tarnete ja mitmete muude kulude hindamist. Kulude hindamise plaan peab kõikidele asjaosalistele näitama kogu infot, midagi saladuses hoidmata.

Mida kulude planeerimine sisaldab?

Ettevõtte käivitamisel on väga oluline oskus planeerida täpseid esimese rahalisi väljaminekuid. Esmajoones tuleb välja arvutada investeeringute suurus loodava ettevõtte põhivarasse ning materjalide, tooraine ja seadmete ostmiseks.

Kuluplaane koostavad üldjulud kulude konsultandid (sageli kogukondade ülevaatajad). Need arenevad läbi projekti eluea, arendades seda üksikasjalikult ning täpselt.

Projekti kulude analüüsimise esimeseks sammuks on ressursside hindade määramine. Kulude planeerimisel tuleb arvestada kõikide ülesannete osadega, mis nõuavad eraldi investeeringut. Kulude planeerimisel tuleb analüüsida ka põhjuseid, milleks midagi soetada. Läbi selle võib eelarve väheneda. Eelarve koostamisel alustatakse suurema summa planeerimisega, mis täpsustakse, kui tegevuste kohta on selgunud uus ja detailsem info. Teatud valdkondades on hinnangu andmiseks määratletud ka täpsed juhised.

Näiteks ehitusprojektide jaoks on loodud viieastmeline hindamismudel:

1. tähtsusjärjekord (order of magnitude);
2. ideaalne (conceptual);
3. esialgne (preliminary);
4. otsustamine (definitive);
5. juhtimine (control).

Kulu ja hinna mõistet võetakse tihti kui sünonüüme, kuid projekti puhul on tegemist kahe erineva asjaga.

1. Kulu = kui palju vajame raha, et saavutada lõpptulemust (omahind)?
2. Hind = kui palju võib küsida raha, et tulemus saaks müüdud (müügihind)?

Kulud tuleb määrata kõikidele antud projektidega seotud ressurssidele:

1. tööjõud;
2. materjalid;
3. varustus;
4. erikatekooriad (näiteks muud kulutused).

Maksumust kirjeldatakse enamasti rahas, kuid võrdleva analüüsi tegemiseks soovitatakse ka muid ühikuid. Näiteks inimeste töötunnid, materjali hulk tükkides jne. Seeläbi on kergem eri aegadel toimunud projekte omavahel võrrelda. Rahasummasid kasutades võib võrdlus inflatsiooni tõttu erineda.

Kulude planeerimisel võetakse arvesse ka võimalikud riskid. Näiteks plaanid, mida teha siis, kui aset leiab ebasoovitud sündmus.

Ettevõtte alustamise esimese kulutuse alla tuleb arvestada ka kulud asukoha valikuga, ruumide ostmise või rentimisega, tootmise või teenuste osutamise korraldamisega jne. Vajalik võib olla ka kohene personali värbamine, valik ning väljaõpetamine.

Tootmiskulud ja mittetootmiskulud

Ettevõtte kulude planeerimisel on tähtis eristada tootmiskulusid ja mittetootmiskulusid. Tootmiskulud näitavad ettevõtte toodangu tootmishinna. Summeerides tootmiskulud ja mittetootmiskulud saame ettevõtte täisomahinna.

Ettevõtte täisomahinna arvutamisel on seega aluseks põhikulud, neile liidetakse juurde lisakulud ja mittetootmiskulud.

Kogukulude planeerimist kindlaks ajaperioodiks nimetatakse eelarvestamiseks ning sel juhul tuleb silmas pidada nende muutumist tulenevalt tegevuste mahust. Sel juhul on mõistlik aluseks võtta kulude liigitus muutuv- ja püsikuludeks.

Muutuvkulud on otseselt tootega (müügiga) seotud ja/või kanduvad üle tootesse (materjal, tükitöö). Püsikulud on seotud ettevõtte eksisteerimisega ning pole otseselt seotud müügiga (püsitöötasu, rent, kontorikulu, kulum, intressid, liisingukulu jms).

Tootmiskulud:

• põhikulud (tooraine, materjal, komponendid, otsetöö jms)
• lisakulud (masinate töö, energia, inimtöö, kulum jms)

Mittetootmiskulud ehk tootmisvälised kulud:

• turunduskulud (töötasu, reklaam jms)
• üld- ja halduskulud (kontor, raamatupidamine jms)
• finantseerimiskulud (intressikulu)

Kulude planeerimise tarkvara

Tõhus ja lihtne viis kulude hindamiseks ja projekti eelarve koostamiseks on kasutada projektijuhtimise tarkvara. Enamikul tarkvararakendustel on funktsioonid, mis määravad kindlaks erinevad tööjõu tüübid, kogused ja muu. Samuti saab nendega hinnata projekti osi eraldi ning lõpuks need kokku liita, et leida kogu summa.

BIM (Building Information Modeling)

Hoonete ehitamisel kulude jälgimisel kasutatakse laialdaselt 2004. aastal loodud BIM rakendust. Alguses kasutati BIMi moodustamiseks virtuaalseid 3D-ehitusmudeleid, mis suutsid ehitusobjekte visualiseerida ja muuta nende disain paremini mõistetavaks. Sel eesmärgil esitati ja praktikas edukalt rakendati mitmesuguseid modelleerimisprogramme, nagu AllPlan, ArchiCAD, Bentley arhitektuur, Revit Architecture, Tekla jt.

Aastate jooksul on mudelitehnoloogiat täiendatud uute moodulitega, mis käsitlevad projekteerimist, mehaanilist projekteerimist, energia- ja keskkonnaalaste probleemide käsitlemist, visualiseerimist, rajatiste haldamist, toote- ja tehnilist teavet tootjate ja levitajate jne jaoks. Praegu kasutavad mõned neist väliseid rakendusi, milles koostalitlusvõime on sageli võimaldatud statistilise töö kaudu andmete impordi ja ekspordiga. Mitme andmevormingu sünkroonimine, et dünaamilisel moel töökujundust modelleerimis- ja muude rakenduste vahel parandada, on endiselt suur väljakutse BIM-i kasutavate ehitusprojektide juhtimiseks.

Planeerimise täpsus

Juhtkond peab hindama kalkulatsioonide ja eelarvete täpsust. Ootamatud kulutused võivad viia projektist loobumiseni. Samuti võib ülehindamisel projekt tunduda võimatu, mis võib samuti viia elujõulisest projektist loobumiseni. Hea kulude hindamine nõuab ligipääsu varasematele sarnastele kulude andmebaasidele. Näiteks tarkvaratööstuses peaks olema kulude andmebaas, mis sisaldab teavet koodi rea maksumuse, tarkvara suuruse määramise algoritmide ning funktsionaalsete kirjelduste ja ülesannete kulude kohta.

Kuluhinnangud ei saa kunagi olla liiga üksikasjalikud

Ebapiisav läbiuurimine, tehniliste raskuste vääriti mõistmine ja muudatuste tegemine on kõige levinumad põhjused, miks projektid ei vasta kulude prognoosidele ja eelarvetele. Iga muudatus tuleb dokumenteerida põhjalikult. Juhtkond peab kaalutlema iga sammu mõjuvust teistele programmi etappidele. Lihtne ent tõhus vahend on arvutustabeli kasutamine kulude prognoosi koostamiseks. Kõik olulised andmed tuleks kirjutada eraldi lahtritesse, mitte peita neid valemitesse.

Kulude juhtimise plaanid

Kulude juhtimise plaanid kirjeldavad, kuidas toimida siis, kui reaalsed kulud planeeritust erinevad. Näiteks kuidas toimida suuremate probleemide korral ning mis summast alates probleem üldse suurema probleemi alla kvalifitseerub?

Kulude juhtimise plaani alamosad on:

1. eelarve – tulude ja kulude plaan, mis võetakse aluseks projekti rahalise külje kontrollimisel.
2. kulude plaan (cost baseline, cash-flow, spending plan) – ajapõhine eelarve, mis on aluseks projekti kulude kontrollimisel ja mõõtmisel.

Kassavoog

Kassavoog näitab planeeritud kulusid ja tulusid. Kassavoo idee on ajastada sisse- ja väljamaksed. Neid võivad nõuda nii rahastajad, sponsorid kui ka projekti tellijad. Kassavooplaane koostades tuleb arvestada kaupade kohale toimetamise aega ning tasumisaega, mis järgneb arve esitamisele.

Kassavoogude abil on näha kogu raha liikumine:

• kui palju on suudetud genereerida raha põhitegevusest;
• kui palju sellest kinni on pandud;
• kui palju sellest on vabastatud kliendivõlgnevuste ja varude alla;
• kui palju sellest on investeeritud.
• kui palju on suurenenud/vähenenud kohustused pankade, tarnijate ja omanike ees.