Erinevus lehekülje "Digitaalne dokumendihaldus" redaktsioonide vahel

Mine navigeerimisribale Mine otsikasti
P
resümee puudub
P
 
=== Digitaalse dokumendihalduse põhikontseptsioonid ja vajadused ===
 
[[Dokumendihaldus]]e põhiprintsiibid kehtivad ühtviisi nii paberipõhisel kui digitaalses asjaajamises. Kuid elektroonilises keskkonnas erinevad dokumendihalduse praktilised tegevused mõneti traditsioonilises asjaajamises dokumendiringluse korraldamisest ja dokumentide haldamisest. Põhjusteid selleks on mitu, neist olulisemad on järgmised:
* infoajastul luuakse ja tarbitakse rohkem informatsiooni ja dokumentide mahu kasv nõuab efektiivsemaid meetodeid nende haldamiseks;
 
* dokumentide loomises, vahetamises ja haldamises osaleb laiem ring asutuse töötajaid kui varem ja see tõstab vajadust tõhusate dokumendihalduse kontrollimehhanismide järele;
*infoajastul luuakse ja tarbitakse rohkem informatsiooni ja dokumentide mahu kasv nõuab efektiivsemaid meetodeid nende haldamiseks;
* digitaaldokumendi erinevused paberdokumendist: digitaaldokument on dünaamilisem, selle kasutamine nõuab arvutit ja tarkvara, seda on lihtne levitada;
*dokumentide loomises, vahetamises ja haldamises osaleb laiem ring asutuse töötajaid kui varem ja see tõstab vajadust tõhusate dokumendihalduse kontrollimehhanismide järele;
* märgatavalt on paranenud juurdepääsu viisid ja vahendid dokumentidele ja nende sisule;
*digitaaldokumendi erinevused paberdokumendist: digitaaldokument on dünaamilisem, selle kasutamine nõuab arvutit ja tarkvara, seda on lihtne levitada;
* koos juurdepääsu viiside arenguga on tekkinud täiendavad turvariskid, millega dokumendihalduses tuleb arvestada;
*märgatavalt on paranenud juurdepääsu viisid ja vahendid dokumentidele ja nende sisule;
* välja kujunemata on harjumused digitaalseid dokumente kontrollitult hävitada ja nende hävitamist reeglipäraselt dokumenteerida.
*koos juurdepääsu viiside arenguga on tekkinud täiendavad turvariskid, millega dokumendihalduses tuleb arvestada;
*välja kujunemata on harjumused digitaalseid dokumente kontrollitult hävitada ja nende hävitamist reeglipäraselt dokumenteerida.
 
=== Dokumendi elukäik ===
 
Dokumendi elukäigu all mõistetakse dokumendi haldamist, alalhoidmist ja kasutamist selle loomise hetkest kuni hävitamise või arhiivi üleandmiseni. Dokumendi elukäik jaguneb etappideks (nt. loomine, registreerimine, kasutamine, säilitamine, jne.), mille käigus teostatakse dokumendiga erinevaid asjaajamistoiminguid ning vastutust dokumendi haldamise eest antakse edasi (nt. töötajalt asutusele ja sealt edasi arhiivile). Dokumendi elukäigu etappe on jaotatud kahe faasi vahel: nn. asjaajamise faas, kuhu mahub dokumendi loomine ja aktiivne kasutamine; ning nn. arhiivi või väheaktiivse kasutamise faas, kus väärtust omavad dokumendid (arhivaalid) eraldatakse asjaajamisest ja säilitatakse pikema aja jooksul. Selline faaside eristamine lähtub eelkõige dokumentide haldamise eest vastutuse jaotumisest asjaajamisteenistuse ja arhiiviteenistuse vahel. Digitaalses dokumendihalduses on see vahe kadumas ja digitaaldokumendi eriomaduste tõttu tuleb dokumendi elukäiku hallata kui tervikut, kuna dokumendi säilitamine on otseselt seotud dokumendi loomisel tehtud otsustustega (nt. dokumendi failivorming). Digitaalne dokumendihaldus peab tagama, et dokumendi olulised omadused (autentsus, usaldusväärsus, terviklus) oleksid kontrollitud ja kaitstud kõigil dokumendi elukäigu etappidel. Dokumendi elukäigu kui tervikliku ja järjepideva protsessi haldamist kontrollitakse reeglina vastavalt asutuse või ettevõtte asjaajamiskorraga seatud reeglitele ja selle teostamiseks rakendatakse dokumendisüsteemi.
 
== Digitaalse dokumendihalduse vajadused ==
[[Registreerimine]] on vaadeldav eraldi dokumendi elukäigu etapina, kus dokument läheb formaalse registreerimise kaudu asutuse dokumendisüsteemi kontrolli alla. Registreerimine on protsess, millega digitaaldokument hõlmatakse dokumendisüsteemi ja identifitseeritakse selles. Erinevalt paberdokumentidest, mille puhul dokumentide hõlmamine dokumendisüsteemi võib toimuda lihtsalt dokumendi paigutamisega toimikusse, on registreerimine ainus digitaaldokumentide dokumendisüsteemi hõlmamise viis.
 
Registreerimisega:
* luuakse tõestus dokumendi olemasolust ja hõlmamisest dokumendisüsteemi;
* jäädvustatakse teave dokumendi konteksti, sisu ja struktuuri kohta (metaandmed);
=== Liigitamine ===
 
Liigitamine mõlemas tähenduses (liigitusskeemi loomine ja dokumentide seostamine liigitusskeemiga) on dokumendisüsteemide juurutamisel ja kasutamisel fundamentaalse tähendusega. Liigitusskeem, mis on koostatud asutuse funktsioonide ja tegevuste hierarhiliselt kategooriateks korrastamisega, moodustab dokumendisüsteemis struktuuri, millega seotakse kõik selles hallatud dokumendid. Liigitusskeem tuleb dokumendisüsteemi sisestada juba enne dokumentide hõlmamist, s.o. dokumendisüsteemi esialgse seadistamise käigus, kuid see peab olema muudetav hilisemal kasutamisel, kui asutuse funktsioonid või tegevused muutuvad. Eesti õigusaktid ei kasuta küll terminit liigitusskeem, kuid asjaajamise praktikas põhinevad nii dokumentide loetelu, arhivaalide loetelu kui ka arhiiviskeem asutuse tegevuste liigitusel ja liigitusskeem on nende loetelude tähtis mõtteline koostisosaosa (lisaks sarjadele kehtestatud säilitustähtajale ning võimalikele teistele ohjevahenditele, näiteks juurdepääsupiirangud, asukohaviidad, jne.). Eestis kehtiva korra kohaselt võib ühe arhiivimoodustaja eri osadel olla omaette dokumentide loetelu, mis tingib dokumendisüsteemides mitme liigitusskeemi üheaegse kasutamise nõude. Dokumentide seostamine liigitusskeemiga tähendab praktikas liigitusüksuse viiteandmete (sarja tähis ja pealkiri) lisamist dokumendi metaandmete hulka dokumendi hõlmamise ja registreerimise protsessi käigus. Hierarhilise liigitusskeemi üksusteks on tüüpiliselt sarjad ja nende osad (allsarjad). Mõne asutuse puhul luuakse ka allarhiivi tasand, mis esindab näiteks asutuse iseseisvat asjaajamist omavaid struktuuriüksusi. Liigitusskeemi võimalike tasemete arv ei peaks dokumendisüsteemis olema piiratud, kuid optimaalne liigitus saavutatakse enamasti kahe kuni kolme tasemega. Dokumendisüsteem peab võimaldama liigitusskeemi hallata – seda ajakohastada uute sarjade ja toimikute loomisega ning sarjade, millega seotud funktsioon on lõppenud, sulgemisega. Toimik ei ole liigitusüksus, vaid on dokumendisüsteemis pigem virtuaalne "kaust", mis on ette nähtud kas teema, üksikküsimuse või muul põhjusel kokku kuuluvate dokumentide koos kasutamiseks ja haldamiseks. Dokumente registreeritakse ainult toimikusse, mitte sarja. Dokumentide lisamiseks peab toimik olema avatud ning see suletakse nt asjaajamisaasta lõppedes.
 
=== Säilitustähtaja määramine ===
=== Säilitamine ja eraldamine ===
 
Dokumentide, millega seotud vahetu asjaajamine on lõppenud, kasutatavus väheneb. Sõltumata dokumentide ja arhivaalide kasutamise aktiivsusest või elukäigu etapist kuuluvad nad aga endiselt arhiivi koosseisu ja dokumendisüsteem peab tagama nende alalhoidmise ja kasutamise kuni nende elukäigu lõpuni – hävitamiseni või arhiivi üleandmiseni. Dokumentide säilitamise käik on etapiviisiline ja seda väljendatakse säilitamise ajakavana. Elektroonilises dokumendisüsteemis on dokumentide säilitamine teatud piirini automatiseeritav protsess ja selle ohjamiseks on dokumendisüsteemis ette nähtud:
 
* säilitamise üldajakavad, mis arvestavad asutuse kõigi või enamlevinud digitaaldokumentide säilitamise vajadusi ja võimalusi ning säilitamise etappe, nende tähtaegu ja tähtaegadega seotud toiminguid. Säilitamise üldajakavad seostatakse sarjade ja nende kaudu toimikutega juba dokumendisüsteemi esialgse seadistamise käigus.
* individuaalsed säilitamise ajakavad, mida võib koostada mistahes sarjale või toimikule.
* säilitamise ajakava muutmise või asendamise võimalus digitaaldokumendi elukäigu mistahes hetkel – ühe üldajakava asendamine teisega, üldajakava asendamine individuaalsega, jne. Dokumentide säilitamise käigus tuleb teatud hetkel teha otsus, lähtudes dokumendi säilitusvajadusest ja – väärtusest, ning kooskõlas säilitamise ajakavaga, kas eraldada praktilise väärtuse kaotanud dokumendid hävitamiseks, anda arhiiviväärtust omavad [[arhivaal]]id üle avalikku [[arhiiv]]i või korraldada dokumentide edasine säilitamine asutuses või nt vahearhiivis. Dokumendisüsteemis peavad eraldustoimingud olema rangelt kontrollitud ning nendega seotud otsuseid tuleb dokumenteerida.
 
=== Dokumentide hävitamine ===
=== Dokumendisüsteemi administreerimine ja turvalisuse tagamine ===
 
Asutus peab suutma üheaegselt tagada nii dokumendisüsteemi võimaluste mugava kasutamise kui süsteemi hõlmatud dokumentide turvalise halduse. Nende eesmärkide saavutamiseks on dokumendisüsteemil:
-* süsteemi haldamist ja dokumentidele juurdepääsu reguleeriv kasutajaõiguste hierarhia;
 
-* süsteemi määrangute, põhiandmete ja teostatud toimingute turvaline logi (kontrolljälg);
-süsteemi haldamist ja dokumentidele juurdepääsu reguleeriv kasutajaõiguste hierarhia;
-* süsteemis sisalduvate dokumentide ja andmete varundamise süsteem.
 
-süsteemi määrangute, põhiandmete ja teostatud toimingute turvaline logi (kontrolljälg);
 
-süsteemis sisalduvate dokumentide ja andmete varundamise süsteem.
 
Asutus peab suutma kontrollida, kellele anda õigused oma dokumentidele juurdepääsuks ja nende kasutamiseks. Dokumendisüsteemis tähendab see kasutajagruppide või -tüüpide kaupa kasutusõiguste omistamist (nt. kasutajarollina) ning nende sidumist turvaklasside hierarhiaga. Samuti on asutuse huvides jälgida kasutajate tegevust dokumendisüsteemis ning jäädvustada kõik lubatud piiridest (kasutajaõigustest) üleastumise katsed. Kontrolljälg, milles dokumendi-süsteemis kõik sellised andmed salvestada tuleb, tagab ühtlasi dokumentide autentsuse ja usaldusväärsuse tõestamise funktsiooni. Dokumendisüsteemi peab olema mugav hallata ja ümber seadistada ning süsteem peab võimaldama erinevate funktsioonidega haldurite kasutajarolle. Dokumendisüsteemi administreerimise juurde kuulub süsteemist ja selles olevatest dokumentidest varukoopiate tegemine ning vajadusel süsteemi taastamine.
 
== Vaata ka ==
* [[Dokument]]
* [[Dokumendihaldus]]
* [[Asjaajamine]]
 
== Viited ==
123 409

muudatust

Navigeerimismenüü