Sisekommunikatsioon

Kommunikatsioon on ideede, informatsiooni ja hoiakute edastamine ühelt inimeselt teisele, ühelt organisatsioonilt teisele või massikommunikatsioon meedia vahendusel. (A. Past 2005).

Sisekommunikatsioon on asutuse sisene informatsiooni edastamine (organizational communication).

Sisekommunikatsiooni eelkäija - kommunikatsiooni ajalugu:

Claude E. Shannon soovis parandada informatsiooni edastuse kvaliteeti (telefon, telegraaf). Tema teooriast tulid välja ka kommunikatsiooni põhilised elemendid: allikas, teade, edastaja, signaal, müra, kätte saadud signaal ja saaja. Kommunikatsiooni defineeritakse kui protsessi, mille käigus üks mõistus mõjutab teist. Infoallikas -> teade-> Edastaja -> signaal -> müra -> saadav signaal -> saaja -> teade-> sihtkoht. Wilbur Schramm peale rajas peale II maailmasõda Iowa ülikoolis kommunikatsiooniõpingud, hiljem Illinoisis ja Sanfordis, rajas kommunikatsiooniuuringute instituudi, doktoriõpingute programmi juhendas uurimusi, kirjutas raamatuid ja defineeris valdkonda. Tema raamatust „Communication in modern Society” 1948 sai uue valdkonna esimene õpik. Tema enim tsiteeritud raamat on „Process and Effects of Communication”.

Kommunikatsioonist on välja arenenud asutuse/äri sisene kommunikatsioon ehk teisisõnu sisekommunikatsioon, tema eelkäia on (massi)kommunikatsioon. Spetsiifiliselt hakati sellest rääkima alates 1930-ndatel. Eraldi suunana arenes välja läbi ärisuhtluse ja -informatsiooni vahetamise, kus enam tunti huvi ärialase suhtlemise ja kirjakeele vastu. Nobeli preemia laureaat Herbert Simon kirjutas „organisatsiooni kommunikatsiooni süsteemist” 1947 aastal väites, et suhtlemine - sisekommunikatsioon on organisatsiooni jaoks hädavajalik. Georgy Bateson (inglise antropoloog) uuris suhetepõhist kommunikatsiooni võttes aluseks küberneetilise teooria. 1951 mainiti eraldi, et sisekommunikatsioon aktiviseerib organisatsiooni. 1953 kirjutas ökonomistist Kenneth Boulding, et organisatsioon koosneb sisekommunikatsiooni süsteemist ja selles on oma jõud.1954 noor Chris Argyris kirjutas seoses personali ja organisatsiooniga, et sisekommunikatsioon on organisatsiooni spetsiaalne osa, mis hõlmab ülemuse ja alluva suhteid ning neis tuleb olla tähelepanelik, kuna paljud asjad asutuses toimivad eelneva abil.

Kommunikatsioon ja kommunikatsioonijuhtimine

Kommunikatsioon on igasugune suhtlemine, suhestumine, vastastikune side, millega kaasneb mingi mõju. Kommunikatsioonijuhtimine on plaanipärane tegevus kommunikatsiooni kontrollimiseks eesmärgiga saavutada kommunikaatorile sobiv mõju. Kommunikatsiooni materjaliks on informatsioon. Kommunikatsioonitegevuse produktiks on mõju. Organisatsioonisisene ehk sisekommunikatsioon on demokraatlik, kahesuunaline, tasakaalustatud kommunikatsioon, kus mõjutamise asemel toimub personali kaasamine ja kommunikatsioonis osalemine. Selle tulemusena toimub töötajate väärtustamine organisatsioonis.

Organisatsioonisisene ehk sisekommunikatsioon on demokraatlik, kahesuunaline, tasakaalustatud kommunikatsioon, kus mõjutamise asemel toimub personali kaasamine ja kommunikatsioonis osalemine. Selle tulemusena toimub töötajate väärtustamine organisatsioonis.

Sisekommunikatsioon

Demokraatlik, kahesuunaline, tasakaalustatud kommunikatsioon Mõjutamise asemel kaasamine, osalemine Omatöötaja väärtustamine organisatsioonis Vastastikune usaldus juhtkonna ja töötaja vahel Vastastikune usaldus alluvate ja ülemuste vahel Omatöötajate muutumine headeks saadikuteks ja esindajateks väljaspool organisatsiooni

• Vastastikune usaldus juhtkonna ja töötaja vahel

• Vastastikune usaldus alluvate ja ülemuste vahel

• Omatöötajate muutumine headeks saadikuteks ja esindajateks väljaspool organisatsiooni

Sisekommunikatsiooni eesmärgid, kus organisatsiooni liige peab ennast tundma:

• vajalikuna

• väärtustatuna

• informeerituna

Sisekommunikatsiooni läbiviijad

• Juht (kes on organisatsiooni eessuhtleja)

• Kommunikatsioonispetsialist (isik suuremates asutustes, kes tegeleb igasuguse info liikumise organiseerimisega)

• Personalitöötaja • Koolitusspetsialist

• Otsene ülemus

• Lähimad kolleegid

• IT spetsialistid

• Mitteformaalsed liidrid (staažikad, eakad, edukad vms)

• Valvelaua-tädi või turvamees

Sisekommunikatsiooni vahendid ehk kanalid

Fail:Info edastamine.jpg

Sisekommunikatsiooni takistavad tegurid

• Vale kanal

• Infomüra

• Ebaregulaarsus

• Liiga palju tasandeid info allika ja vastuvõtja vahel

• Ebaselge sõnastus

• Põhjuste, motiveeringu puudumine

• Ülekohtune hinnang, ebatõene informatsioon

• Tagasiside võimaluse puudumine

Sisekommunikatsiooni efektiivsust mõjutavad mitmed faktorid nagu :

- kommunikatsioonikliima. Edukaks kommunikatsiooniks oleks vaja, et töötajad räägiksid organisatsioonist samamoodi, sõnumid ei läheks vastuollu, töötajad oleks adekvaatselt informeeritud ja hindaksid oma organisatsiooni avatuks;

- kommunikatsioonivõrgustik, mis näitab kuidas me sõnumeid levitame. Kas võrgustik on funktsionaalne või disfunktsionaalne, milliseid norme ja reegleid kasutatakse ning kas sõnumeid segab tugev müra;

- kommunikatsiooni hulk, mis näitab info hulka, mida inimesed on võimelised läbi töötama;

- kommunikatsiooni suund, mis osutab info liikumise suunale. Näiteks ülevalt alla liikuv sõnum näitab juhtimistegevust, horisontaalselt liikuv sõnum inimestevahelist koostööd ja ülesminev info töötajate kaasatust ja rahulolu.

Info liikumise kriteeriumid

Ühiskonna ja organisatsooni pideva muutumise tõttu on vaja infot operatiivselt edasi anda ja tagasi saada. Info liikumine peab olema:

- õigeaegne või sisaldama ajalisi parameetreid: konkreetne info peab jõudma kohale kindlas ajavahemikus (kirjale peab vastama nt viie päeva jooksul)

- minimaalsete moonutustega nii sissetuleva kui ka väljamineva info osas

- kontrollitav, jälgitav Näiteks mingisse keskkonda sisenemiseks peab töötaja end identifitseerima - see võimaldab juhtida ja jälgida keskkonna turvalisust.

- ratsionaalne - vältima saajale ebaolulisi detaile Näiteks hakkab tööga hiljaks jäänud inimene vabanduskirjas pikalt selgitama, miks ta ei jõudnud tööd teha: viibis koosolekul, kus räägiti, kui oluline on jõuda oma tööga õigeks ajaks valmis.

- kahesuunaline - kehtestatakse tagasiside andmise kord.

Infoblokeeringuid saab edukalt ennetada juhul, kui firmas on:

- selge juhtimisstruktuur, mis määrab kindlaks töötajate alluvussuhted;

- juhtkonnapoolne pidev töötajate suunamine, õpetamine ja kontrollimine eesmärgiga, et järgitaks loodud süsteemi;

- juhtkonna poolt töötajatele sisse harjutatud süsteemsus täita korraldusi kohe või esimesel võimalusel;

- väljatöötatud ja praktikas järgitav sisekultuur;

- töötajatele teadvustatud ühised eesmärgid.

Informatsiooni roll organisatsioonis

• teadmiste hankimise allikas;

• innovatsiooni ressurss;

• info-, teadmiste ja teadmusjuhtimise alus ja ressurss.

Informatsioonist kokkuvõtvalt

Kui informatsioon organisatsioonis on protsess, on seda võimalik integreerida strateegia kujundamisse. Informatsiooni juhtimine peab hõlmama informatsiooni kui objekti ja konstruktsiooni, samuti nendevahelisi seosed. Informatsiooni juhtimine saab suurendada üksikisikute informeerituse taset organisatsioonis. Peaaegu kõikidel juhtimisalastel tegevustel mängib informatsioon oma rolli ning informatsiooni reaalne juhtimine peab vastama juhtide, kui informatsiooni tootjate ja teadmiste loojate vajadustele

Vaata ka

Organizational communication

Claude E. Shannoni informatsiooniteooria

Sisekommunikatsioon. Jälgima peaks kõiki kolme infoga seotud tegevust

Steiger, Rudolf „Inimesekeskne juhtimine”, 1997.

Malberg, Kristi „Tahte tekitajad. Kuidas luua motiveeritud töökeskkonda?”, 2005.

Past, Aune „Juhtimine ja suhtekorraldus”, 2005.

Alas, R. „Juhtimise alused” Tln. 2004

„Info liikumise juhtimine” pt . „Juhi käsiraamat 2”, „Äripäev” 2003

Kirk, Joyce, 1999. „Information in organisations: directions for information management. – Information research, vol. 4, no. 3”.