Avatud dokumendiformaadid

Allikas: Vikipeedia

Artikkel vajab vormindamist vastavalt Vikipeedia reeglitele.

Vajab toimetamist.

Avatud dokumendiformaadid (e. dokumendivormingud) on digidokumentide failide vormingukirjeldused, mis on kõigile kättesaadavad ja vabalt tõlgivad.

20. sajandi lõpus ja 21. sajandi alguses on liigutud ühtsete elektrooniliste dokumendivormingute standardite väljatöötamise poole: standardi staatuse on saanud avatud dokumendiformaadid OASIS ODF -- Open Document Format for Office Applications (OpenDocument) v1.0 ehk ISO/IEC 26300:2006 ja PDF/A, Electronic document file format for long-term preservation - ISO 19005-1:2005.

Teisteks olulisteks avatud elektroonilisteks dokumendiformaatideks on HTML, XML, TXT, TeX, UOF

Avatud ja suletud

Suletud failiformaat ehk failivorming tähendab, et selle spetsifikatsioonid on mingi firma, tavaliselt tarkvaratootja, loodud ja neid ei avalikustata kolmandatele pooltele. Või kui avalikustatakse, siis erilepingute alusel, mis ei luba infot avalikkusele levitada. Pahatihti kasutavad samanimelise tarkvara erinevad versioonid ka erinevaid dokumendiformaate. Näiteks viiakse uuema tarkvara loodavasse dokumenti muudatused, mis takistavad seda avamast vanematel sama programmi versioonidel, või siis avatakse dokument vigadega. Mõnikord on sellised muudatused tõesti innovatiivsed ja vajalikud, kuid enamasti sunnitakse kasutajat ostma uuemat versiooni tarkvarast. Head (õigemini halvad) näited on Microsoft Office, CorelDraw ja veel paljud teised rakendused.

Avatud failiformaat tähendab, et dokumendi struktruur on vastavuses mitmete firmade ja avalike organisatsioonide koostöös valminud standardiga, spetsifikatsioon on kõigile soovijaile kättesaadav. Avatud failivorming peab olema sõltumatu ühest kindlast rakendusprogrammist, tootjast või operatsioonisüsteemist. See peab olema kirjeldatud (ja soovitatavalt standarditud) viisil, mis võimaldab selle täielikku, litsenstivaba kitsendusteta rakendamist kõigil soovijatel . Tähelepanu tuleb siin juhtida asjaolule, et kuigi paljud programmid võimaldavad näiliselt eksportida avatud formaati, osutub see probleemseks, sest tarkvaratootja on huvitatud oma kinnise vormingu levikust ega ole loonud korrektselt töötavat ekspordifiltrit avatud formaatidele.

Ainult avatud standarditel põhinevate elektrooniliste dokumendiformaatide kasutamine tagab, et andmed on selle omanikele kasutatavad ja kättesaadavad ka pikema aja jooksul ja seejuures ilma kolmandatele osapooltele (s.t. näiteks suletud failiformaadi omanikule) litsentsitasusid maksmata.

Tiina Tamme käsitleb oma 2000. a. magistritöös elektroonilise dokumendivahetusega seotud probleeme ning toob muuhulgas välja järgmised nõudmised.

1. Elektrooniliseks andmevahetuseks kasutatav formaat peab olema avatud.

2. Ta peab olema sõltumatu ühest kindlast operatsioonisüsteemist, rakendusprogrammist või tootjast.

3. Ta peab lubama kasutada graafikat ja muid multimeedia võimalusi ning tagama dokumentide hea kujunduse.

4. Formaat peab võimaldama dokumendis sisalduva info mugavat kasutamist (otsing, indekseerimine) ja redigeerimist.

5. Fail peab olema mahult kompaktne.

6. Formaati peab saama lihtsalt integreerida olemasolevatesse süsteemidesse ja tööprotsessidesse.

Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi Riigi infosüsteemide osakonna poolt väljatöötatud dokument Riigi IT arhitektuur on andnud selge soovituse kasutada mitmepoolset redigeerimist vajavates riigi- ja avalik-õiguslike asutuste dokumentides avatud dokumendiformaati "OpenDocument". Redigeerimist mittevajavate dokumentide puhul on sobiv kasutada PDF formaati. Sama seisukohta kajastavad Euroopa Liidu ekspertgruppide soovitused.

Riigiametnikel ja teistel arvutikasutajatel on neid soovitusi seda lihtsam jälgida, et saadaval on mitmeid väga kõrgekvaliteedilisi tasuta kontoritarkvarapakette tunnustatud tarkvarafirmadelt IBM, SUN, OpenOffice.org, Google, mis kasutavad vaikeformaadina OpenDocument faile.