Arhiivihaldus

Arhiivihaldus hõlmab dokumentide haldamise toiminguid, mille hulka kuulub dokumentide väärtuse (säilitustähtaja) kindlakstegemine, säilitamine, hävitamiseks eraldamine, arhiivi üleandmiseks korrastamine ja kirjeldamine.

Arhiivihaldus on tihedalt seotud dokumendihaldusega, sest arhiivimoodustaja dokumendi- ja arhiivihaldus keskendubki peamiselt mistahes väärtuse tõttu alalhoitavate dokumentide haldamisele. Dokumente, mida väärtuse tõttu säilitatakse, nimetatakse "Arhiiviseaduses" arhivaalideks.

"Rahvusarhiivi juhises siseaudiitoritele" defineeritakse "arhiivihaldust" kui arhiivitöö osa, mis käsitleb arhivaalide haldamise toiminguid, mille hulka kuuluvad nende väärtuse (säilitustähtaja) kindlakstegemine, säilitamine, hävitamiseks eraldamine, arhiivi üleandmiseks korrastamine ja kirjeldamine.

Arhiivihalduse mõistet seostatakse "arhiivitöö" mõistega, mille all peetakse silmas arhiivihalduse ja teiste arhiiviga seotud valdkondade (arhiiviruumi haldamine, säilitustingimuste tagamine jms) toiminguid. Toimikud ja muud arhivaalid tuleb aktiivsest asjaajamisest väljumise järel säilitamiseks ette valmistada nii füüsiliselt kui intellektuaalselt.

Arhiivihalduse protsess

Arhiivi haldamise käigus:

• liigitatakse dokumendid lähtuvalt arhiivimoodustaja funktsioonidest,tegevustest ja / või struktuurist
• hinnatakse dokumentide väärtust, kehtestatakse nende säilitustähtaeg ja kindlustatakse dokumentide nõuetekohane säilimine neile määratud tähtaja jooksul
• dokumendid kirjeldatakse
• tagatakse juurdepääs dokumentidele
• eraldatakse dokumendid hävitamiseks või arhiiviasutusse üleandmiseks

Arhivaalide haldamist võib korraldada ka arhiiviteenuse tellimise teel.

Arhivaalide füüsiline ja intellektuaalne korrastamine

Füüsilise korrastamise käigus moodustatakse toimikutesse kogunenud arhivaalidest säilikud. Säilik moodustub kas ühe või mitme asjaajamisperioodi vältel või asja menetlemise jooksul samasse sarja ladestunud arhivaalidest, või ka üksikarhivaalist. Lühiajalise säilitustähtajaga arhivaale (tähtaeg 10 aastat ja vähem) ei pea asutuses füüsiliselt korrastama.

Arhiiviainese arhiivimoodustaja juures säilitamiseks ettevalmistamise põhirõhk langeb intellektuaalsele korrastamisele, mille eesmärkideks on:

• juurdepääsu soodustamine: arhivaalid peavad olema kogu aeg üles leitavad;
• andmekaitse: sageli just lühi- ja pikaajalise säilitustähtajaga arhivaalid sisaldavad delikaatseid isikuandmeid, ärisaladust või muul põhjusel juurdepääsupiirangu alla kuuluvat teavet;
• haldamise võimaldamine: säilitamise käigus võib ilmneda vajadus muuta arhivaalide säilitustähtaega, toimikud tuleb säilitamiseks vahearhiivi üle viia jne.

Olemite jälgimine, kasutamine ja hävitamiseks eraldamine

Arhivaalide olemi jälgimise ja juurdepääsu tagamise põhiliseks vahendiks asutuses on arhivaalide loetelu. Olemi jälgimise all tuleb mõista arvestuse pidamist asjaajamises tekkinud toimikute või teiste füüsiliste üksuste üle. Igas asutuses on arhivaale, mis on tekkinud enne arhivaalide loetelu pidamise kohustuse tekkimist (enne 1. aprilli 2003). Asutus peab ka nende üle arvestust pidama. Korrektse asjaajamisega asutuses on vanemate arhivaalide arvestamiseks olemas arhiivinimistu.

Juurdepääs avalikule arhivaalile on vaba alates arhivaali tekkimisest, kui sellele ei laiene seadustes (arhiiviseadus, riigisaladuse seadus, isikuandmete kaitse seadus, avaliku teabe seadus) toodud juurdepääsupiirangud. Seega peab asutus ühelt poolt tegelema juurdepääsu võimaldamisega, teiselt poolt aga selle piiramisega. Neid mõlemaid tuleks teha võimalikult otstarbekalt (kiirelt ja hõlpsalt), lähtudes kehtivast seadusandlusest.

Vastavalt arhiiviseadusele võib avalikke arhivaale eraldada hävitamiseks ainult avaliku arhiivi tehtud hindamise tulemusena. Arhivaalide hävitamise korraldamise õiguspärasuse eest vastutab vaid arhivaale valdav asutus.

Haldustoimingud säilitustingimuste loomisel ja arhivaalide kaitse korraldamine

Olenevalt arhivaalide säilitustähtajast võib asutus hoida arhivaale erinevates hoiutingimustes. Arhiiviväärtusega arhivaale ja neid, mille säilitustähtaeg ületab 10 aastat, tuleb säilitada selleks ehitatud või kohandatud spetsiaalses arhiiviruumis ehk hoidlas.

Alla 10 aastase säilitustähtajaga arhivaale võib hoida kuni hävitamiseni kas tööruumides või seal, kus nende säilimine ja kasutamise võimaldamine on tagatud.

Nõuetele vastava arhiiviruumi olemasolu pole ainsaks garantiiks väärtuslike arhivaalide säilimisele pika aja jooksul. Arhivaalidele tekkida võiva mistahes ohu ennetamiseks ja nende kahjustumise või hävimise ärahoidmiseks ning kahjude kõrvaldamiseks peab asutustel olema kehtestatud arhiivi ohuplaan.

Arhiivihaldusvaldkonna kohustuslikud tegevused

Vastavalt arhiiviseadusele on asutus kohustatud oma valduses olevad arhiiviväärtusega avalikud arhivaalid avalikku arhiivi üle andma 20 aastat pärast nende tekkimist. Sellise üleandmiskohustuse tekkimisel toimub arhivaalide üleandmine viie aasta jooksul poolte kokkuleppel. Kõik arhivaalidega seonduvad tegevused tuleb kajastada ka arhiiviregistris. Arhiiviregister on riiklik register, mille eesmärk on avalike arhivaalide ja kultuuri-, ajaloolise või praktilise väärtusega eraarhivaalide kohta käivate andmete kogumine ja töötlemine arhivaalide kaitse korraldamiseks, neile juurdepääsu tagamiseks ja nende üle järelevalve teostamiseks.

Arhiivihalduse probleemid

Arhiivihalduse probleemid on seotud "digitaalarhiivinduse" mõistega.

Tänapäeval ei ole veel lõplikult tõestatud meetodit digitaalainese pikaajaliseks säilitamiseks viisil, mis tagaks informatsiooni füüsilise säilimise, kättesaadavuse ja kasutatavuse parasjagu levinud tehnoloogia abil nii, et see säiliks seejuures autentse ja usaldusväärsena.

Peamine erinevus paber- ja digitaaldokumendi arhiveerimisel seisneb tõigas, et paberdokumendi korrastamisel andmekandja ei vahetu. Digitaaldokumendi puhul võivad vahetuda nii vorming kui ka andmekandja. Maailmas peetakse digitaalsäilitamist siiamaani lõplikult lahendamata probleemiks, kuid samaaegselt tegeletakse digitaalsäilitamise rakendamisega praktikas, arutletakse säilitamismeetodite üle ja võrreldakse erinevaid digitaalsäilitamise süsteeme. Digitaalarhivaalide korrastamise ja kirjeldamise järel tuleb need kanda nõuetele vastavatele andmekandjatele või turvatud ja veakontrolli teostava ülekandekanali kaudu üle otse Rahvusarhiivi digitaalarhiivi.

Kirjandus

• Rahvusarhiivi juhis "Asjaajamise ja arhiivitöö kontrollimine siseauditi käigus" (2005)

Välislingid

• Rahvusarhiivi juhis